Sådan fjerner du de skjulte personlige oplysninger Microsoft Office tilføjer til dine dokumenter
Microsoft Office gemmer skjulte metadata i dine Office-dokumenter, herunder hvor længe du har arbejdet med dem, navnet på alle, der har arbejdet på dokumentet, når dokumentet blev oprettet, og endda tidligere versioner af dokumentet.
Inden du offentliggør Office-dokumenter offentligt eller sender dem til nogen, vil du sikkert kontrollere, hvilke skjulte oplysninger dokumentet indeholder og fjerne de følsomme data. Denne metadata kan krænke dit privatliv eller være potentielt pinligt.
Se og fjern skjulte data
På Office 2013 eller Office 2010 skal du klikke på menuen Filer, klikke på Info, og inspektionsdokumentværktøjet vil være front-and-center og informere dig om de potentielt følsomme oplysninger, som dokumentet indeholder. Disse oplysninger er mere indlysende, end det er i ældre versioner af Office, men det er stadig nemt at gå glip af, hvis du ikke er klar. Office tilføjer disse følsomme data til dine dokumenter.
På Office 2007 skal du klikke på Office orb-knappen på båndet, pege på Forbered, og klikke på Inspicer dokument.
Hvis du vil se de skjulte metadata i dokumentet, skal du klikke på knappen Check for Issues, klikke på Inspekter dokument og vælge de typer metadata, du vil undersøge dokumentet til. Du kan bare forlade alle de valgte muligheder for at undersøge dokumentet for alle typer metadata.
Klik på Inspect og Office vil undersøge dokumentet for metadata. Klik på knappen Fjern alle ved siden af en type metadata for at fjerne den.
Bemærk, at du ikke vil kunne genoprette de fleste af disse metadata efter sletning af det. Af denne grund anbefaler Microsoft at oprette en ny kopi af dokumentet (brug funktionen Gem som), før metadata fjernes og udgives dokumentet. Derefter får du en kopi af dokumentet med metadata. Selvfølgelig, hvis du ikke vil have denne metadata overhovedet, kan du bare fjerne det uden at bekymre dig om at bevare en kopi.
Hvilken type metadata sparer kontor?
Office gemmer dokumentegenskaber, herunder detaljer som forfatteren, emnet, titlen, datoen du oprettede et dokument, hvornår du sidst ændrede det, og hvor længe du brugte arbejdet med dokumentet. Disse egenskaber vil også indeholde navnet på en skabelon, du brugte, mens du oprettede dokumentet, e-mailoverskrifter og andre relaterede oplysninger. Dette kan potentielt være pinligt - for eksempel kan du sende en TPS-rapport til din chef og sige, at du har brugt hele dagen på at arbejde alene. Men metadataene kunne afsløre, at du kun arbejdede på TPS-rapporten i et par minutter, samarbejdet med andre mennesker, og at du brugte en skabelon med navnet "Useless TPS Report Template", når du oprettede det. Endnu værre er der andre konsekvenser for privatlivets fred her - du vil muligvis udgive et dokument på internettet uden dit navn i forbindelse med det, men dit navn vil som standard blive vist i dokumentets egenskaber.
Headers, footers, vandmærke og tekst formateret som skjult tekst kan også medtages, men vises ikke, hvis du gør et overskueligt skum af dokumentet. Værktøjet fortæller dig, om dit dokument indeholder disse oplysninger.
Hvis du samarbejder med andre mennesker, mens du skriver dokumentet, vil det indeholde endnu flere data. Metadataene viser navnene på alle, der arbejdede på dokumentet samt eventuelle kommentarer, revisionsmærker, blæknotater og tidligere versioner af dokumentet. Hvis du udgiver et dokument, du har arbejdet med, vil du sikkert fjerne alle disse data i stedet for at dele det.
Sådan stopper du Office fra lagring af metadata
Desværre skal du bruge værktøjet Document Inspector til at fjerne følsomme data fra hvert enkelt dokument, før du offentliggør eller deler det med nogen. Der er ingen indbygget måde at fjerne disse oplysninger fra flere dokumenter på én gang, og der er heller ikke en indstilling for hele kontoret for at forhindre Office i at anvende disse data på dokumenter.
Du kan dog have Office automatisk fjerne metadata hver gang du gemmer en fil. Du skal anvende denne indstilling på hvert dokument, du bruger - det er en dokumentspecifik indstilling, ikke en indstilling for hele systemet.
For at forhindre Office i at gemme metadata sammen med dine dokumenter, skal du klikke på menuen Filer, klikke på Valg og vælge kategorien Tillidcenter. Klik på knappen Trust Center Settings og vælg Privacy Options. Aktivér "Fjern personlige oplysninger fra filegenskaber til gem". Hvis den vises grå, skal du klikke på knappen Dokument inspektør nedenfor, køre dokumentinspektøren og fjerne alle dokumentets personlige oplysninger. Du skal så kunne klikke på afkrydsningsfeltet.
Husk, du skal ændre denne mulighed for hvert dokument separat.
Disse oplysninger kan være nyttige, og nogle af dem er også afgørende for samarbejde eller for virksomheder at holde øje med, hvem der arbejdede på et dokument. Men når det er tid til at offentliggøre dokumentet, vil du sikkert fjerne disse metadata.
