Sådan registreres makroer og automatiserer trættende opgaver i Microsoft Word

Makroer er grundlæggende programmeringsprogrammer, der giver dig mulighed for at trykke på en hurtig knap eller tastaturgenvej for at udløse en forudindspilning. Sådan gør du de enkle i Word.

Hvad er en makro?

En makro er virkelig bare en optagelse af en række knapper, klik og indtastning. Når du optager en makro, slår du bare rekord, udfører de trin, du vil automatisere, stopper optagelsen, lad Word oprette programmeringen for dig, og tildel makroen til en knap eller tastaturgenvej. Når du vil udføre denne række handlinger i fremtiden, aktiverer du bare makroen.

Du kan bruge makroer til alle slags ting. Ærligt, mulighederne er stort set ubegrænsede. For eksempel kan du oprette en makro, der opretter en ny sidefod med dine virksomhedsoplysninger, formaterer teksten, men du kan lide, og endda indsætter sidetal. Så hvorfor ikke bare gøre det ved at bruge en skabelon med lidt boilerplate-tekst? Nå, det kan du. Men hvad sker der, når du har et eksisterende dokument, som du vil tilføje de ting til?

Du kan også oprette makroer for at indsætte allerede formaterede tabeller af en bestemt størrelse, søge efter en bestemt stykkeformat eller blot indsætte nogle tekst.

Vi skal bruge det meget grundlæggende eksempel på at indsætte nogle tekst for at gå igennem, hvordan man registrerer en makro. Men brug din fantasi og eksperiment. Du bliver overrasket over, hvor meget du kan gøre med dem.

Sådan registreres en makro

Opret først et nyt blankt Word-dokument til at arbejde i. Du kan gemme dine makroer i en systembaseret database, så du ikke behøver at oprette nye til hvert dokument, du arbejder på. I det blanke dokument skal du skifte til fanen "Vis" på båndet, klikke på rullemenuen "Makroer" og derefter klikke på kommandoen "Optag makro"..

Derefter skal du give din makro et passende navn og skrive en kort beskrivelse. Det er et vigtigt skridt, især hvis du planlægger at lave en masse makroer. For vores eksempel vil vi oprette en slags joke-tekstindsættelse, der angiver navnet: "Lwaxana Troi, Datter af det femte hus, indehaver af Rixx 'hellige salat, arving til Betaseds Hellige Ringe" - noget vi ville ikke gerne skrive igen og igen, hvis det var vores fulde titel.

Vælg, om du vil tildele din makro til en knap eller tastaturgenvej. Og endelig, vælg hvor du skal gemme din makro. Standarden er at gemme den i Word's master skabelon (en fil med navnet Normal.dotm), så du kan bruge det i alle dine dokumenter. Men du kan også gemme den kun i det aktuelle dokument, hvis du vil. Klik på knappen "OK", når du er færdig.

Af hensyn til denne explainer viser vi skabelsesprocessen for både knappen og tastaturet. Og bemærk at du altid kan klikke på menuen "Makroer" og redigere disse indstillinger senere, hvis du vil ændre dem.

Hvis du vælger knappen "Button", vises du med en skærm, hvor du kan vælge, hvor du skal gemme den nye knap. Standarden er at placere den på værktøjslinjen Hurtig adgang. Klik på navnet på makroen i den venstre kolonne, og klik derefter på knappen "Tilføj" for at tilføje makroen til listen over knapper til værktøjslinjen vist til højre. Når du er færdig, klik på "OK" knappen.

Hvis du tildeler din makro til en tastaturgenvej, vil du se skærmen nedenfor i stedet. Sørg for, at navnet på makroen er valgt i "Kommandoer" ruden, klik inden i feltet "Tryk på Ny genvejstast", og tryk derefter på tastaturkombinationen, du vil bruge. Du kan vælge næsten enhver kombination af Ctrl, Alt, Shift og enhver anden primærnøgle, men husk at du skal bruge en, der ikke allerede er tildelt en Word eller Windows / MacOS genvej.

For vores joke Star Trek-makro, vil vi holde Ctrl, tryk derefter på L, slip L, og derefter tryk på T-all uden at frigive Ctrl. Den resulterende genvej udtrykkes som "Ctrl + L, T." At multi-letter ekspansion er en måde at undgå konflikter med almindelige standardgenveje. Når du er færdig, klik på "Tildel" knappen, og klik derefter på knappen "Luk".

Nu er du placeret tilbage i Word's hovedskriftsinterface. Programmet er i optagelsestilstand, så udfør alle handlinger du kan lide. Du kan klikke på knapper, åbne menuer, indsætte objekter - du navngiver det. Word ser og optager det, du laver som makro. Og bekymre dig ikke om at tage din tid. Word duplikerer ikke disse handlinger rigtigt med den hastighed, du udfører dem. I stedet tager det de faktiske handlinger du laver, og opretter et script til at køre dem.

For vores eksempel gentager vi bare vores ret nerdy navn og titel:

Mens du opretter din makro, kan du klikke på knappen "Pause recording", hvis du skal justere noget eller lave nogle hurtige noter. Klik på knappen "Genoptag optager" for at fortsætte arbejdet med din makro.

Når du er færdig, skal du åbne rullemenuen "Makroer" igen, og derefter klikke på kommandoen "Stop optagelse".

Det er det. Word opretter en makro fra din optagelse og gemmer den som en knap eller tastaturgenvej (uanset hvad du har valgt).

Hvis du vil køre makroen, skal du klikke på knappen, du har tildelt eller trykke på tastaturgenvejen, du definerede. Hvis du vælger knappen, vises din makroknap i "Hurtig adgangsværktøjslinje" øverst i vinduet.

Det er selvfølgelig et super simpelt eksempel, vi har givet dig. Du kan bruge Word til at skabe nogle ret sofistikerede makroer. Avancerede brugere kan endda manuelt programmere deres egne (eller manuelt tilpasse deres optagne makroer). Men denne vejledning skal i det mindste komme i gang med at skabe nogle grundlæggende makroer.

Billedkredit: Mopic / Shutterstock