Sådan faxes aldrig et dokument igen

Faxmaskiner transporterer stadig fra i kontorer rundt om i verden. Regeringsorganer, advokater, læger og andre langsomme organisationer kræver stadig faxer - i bedste fald er det et nødvendigt onde.

Fax betragtes ofte som mere sikker end e-mail, selv om det virkelig ikke er det. Faxmaskiner kommunikerer via telefonlinjer uden kryptering, og faxmaskiner holdes ofte i travle områder, hvor dokumenter nemt kunne greb af nogen.

Alternativer til faxning

Der er mange alternativer til faxning. Hvis du ikke er begrænset af love eller fordi personen i den anden ende kræver, at du bruger fax, kan du prøve et af disse alternativer:

• E-mail-dokumenter: Ja, den ydmyge email kan erstatte mange faxer. Du faxer formentlig et dokument, der er skrevet fra en computer alligevel, så hvorfor forstyrrer du en faxmaskine? Vedhæft filen til en e-mail eller blot inkluder den vigtige tekst i en e-mail selv.
• Scan og e-mail: Hvis du har en faxmaskine, der også fungerer som en scanner, kan du bruge den til at scanne papirdokumenter til din computer som PDF-filer. Vedhæft disse PDF-filer til en e-mail for at sende dem sammen. Du kan endda prøve at bruge din telefon til at scanne dokumentet - det vil ikke være den bedste kvalitet, men vi har set nogle fine lavfax faxer.
• Upload dokumenter: Nogle organisationer kan tillade dig at uploade disse scannede dokumentfiler på internettet i stedet for blot at sende dem.
• Brug Snail Mail: Snail mail er et langsommere alternativ til faxing, der er værre på mange måder, men det er ikke altid dårligt. Hvis du ikke har en faxmaskine, og dokumentet ikke er presserende, kan du generelt sende et dokument til de fleste organisationer i stedet for at faxe det. Sikker på, du skal håndtere postsystemet, men i det mindste behøver du ikke faxe noget.

Tegn dokumenter uden at udskrive dem

Du skal muligvis underskrive dokumenter og sende dem til nogen, og når de er udskrevet, kan du blive fristet til at faxe dem. Tværtimod ville alternativet være at udskrive dokumentet, underskrive det, scanne det tilbage til din computer og e-maile det. I stedet for at spilde din tid på at gøre dette, kan du bruge software til at anvende din rigtige signatur til et dokument på din computer. Du skal blot fange din underskrift en gang, og den gemmes som et billede, du kan anvende på dokumenter. Du kan nemt underskrive fremtidige dokumenter uden at udskrive dem.

Hvis du har en tablet med en stylus, kan du endda bruge stylus til at underskrive et dokument direkte på skærmen.

Fax et dokument online

Online fax tjenester giver dig mulighed for at faxe et dokument uden at have brug for en faxmaskine eller en telefonlinje. Du bruger et webbaseret interface til at uploade et dokument og indtaste modtagerens telefonnummer. Tjenesten selv tager sig af alle de sidste kilometer ting, faxer dit dokument til den eksterne faxmaskine via deres egne telefonlinjer.

Hvis du kun skal sende faxer sjældent, vil disse tjenester give dig mulighed for at sende et par sider her og der uden at bruge en cent. Hvis du skal faxe dokumenter oftere, må du muligvis betale noget - men du skal betale for en faxmaskine og en telefonlinje, alligevel.

Disse tjenester involverer teknisk faxning, men i det mindste har de ikke lyst til at bruge en klumpet gammel faxmaskine og kræver ikke, at du har en fastnetelefon.

Modtag en fax online

Modtagelse af en fax kan være hovedpine, hvis du har et hjemmekontor. Din faxmaskine skal være tændt og lytte til faxer hele tiden. Du har brug for en dedikeret linje til at modtage faxer, så du ikke går glip af nogen faxmeddelelser, når du er i telefonen. Du kan måske forsøge at spørge folk om at faxe dig et dokument på et bestemt tidspunkt, når du er sikker på, at din faste telefon ikke er bundet op.

I stedet for at håndtere al denne vrøvl, så spørg folk om at scanne og sende dokumenter til dig. Du kan også bruge andre værktøjer, hvis du ikke vil stole på e-mail. Du kan f.eks. Bruge JotForm sammen med Dropbox til at oprette en webside, hvor folk kunne uploade PDF-filer, og de ville blive vist i en mappe i Dropbox.

Du kan også prøve at bruge en tjeneste, der giver dig et dedikeret faxnummer og giver dig mulighed for at modtage faxer der. Disse koster generelt penge - i hvert fald skal faxtjenesten betale for et dedikeret fastnet telefonnummer og overvåge det for dig. eFax tilbyder 10 gratis indkommende sider om måneden, selvom de ikke giver dig nogen gratis udgående sider. HelloFax giver dig mulighed for at sende fem gratis sider, men det er det. Hver gratis online fax service har en fangst som denne - det gratis tilbud eksisterer for at tiltrække dig, mens du skal betale for de vigtigste funktioner. Faxing involverer grænseflader med faxmaskiner og fastnet telefonnumre, og det er ikke gratis. Det bruges også ofte til erhvervsmæssige formål, og virksomheder er villige til at bruge penge på denne slags ting.

Den sidste udvej: Brug en faktisk faxmaskine uden at eje en

Hvis du ikke ønsker at håndtere online-tjenester eller sneglepost, og du absolut ikke har andet valg end at sende det lejlighedsvise dokument som en fax, er der stadig et alternativ til at købe din egen faxmaskine og bruge en fastnetelefon. Du kan sikkert besøge en lokal butik, der tilbyder kopiering, og de vil lade dig betale et par cent for at sende en fax. Dette er ikke ideelt, hvis du ofte sender faxer, men hvis du skal faxe noget en gang om året, kan det være en god løsning.

Dette indebærer selvfølgelig stadig at bruge en faxmaskine. Nogle organisationer kræver kun faxmeddelelser, og du kan muligvis ikke føle sig trygge ved at uploade ekstremt følsomme dokumenter til en webbaseret faxtjeneste. Der er ikke meget, du kan gøre, hvis du skal håndtere en organisation, der kræver fax.

Faxing vil stadig være hos os endnu, hvis det kun er på grund af bestemmelser, der opfordrer sundhedsvæsen og juridiske organisationer til at fortsætte med at bruge det ældre faxsystem i stedet for moderne alternativer.

Billedkredit: Abhisek Sarda on Flickr, fortællinger om en vandrende youkai på Flickr, AuthenticEccentric på Flickr