Sådan skjuler du e-mail-adresser, når du sender til flere modtagere i Outlook 2013
Når du sender email til flere modtagere (hvoraf nogle måske er ukendte til hinanden), er det bedre ikke at vise alles emailadresse. Sådan får du det gjort i Outlook.
Når du sender email til flere modtagere, har du nogle få muligheder for at indtaste deres e-mail-adresser. Du kan sætte flere adresser i felterne "Til" eller "Cc" (Carbon Copy), men så er disse adresser synlige for alle, der modtager e-mailen. Det er okay, hvis det er en lille gruppe, hvor alle kender hinanden, men hvis du sender en besked til en større gruppe - eller en hvor folk måske ikke kender hinanden - det er ikke en god idé. Nogle kan blive forstyrrede, hvis deres e-mail-adresse bliver delt med folk, de ikke kender. Det er her, feltet "Bcc" (Blind Carbon Copy) og en kontakt med navnet "Undisclosed Recipients" kommer ind.
Brug af Bcc-feltet
Når du lægger en adresse i feltet "Bcc", kan ingen modtager af meddelelsen se den adresse. Feltet "Bcc" er nyttigt under forskellige omstændigheder:
- Hvis du gerne vil sende en blind kopi af en besked til en persons opmærksomhed - som en leder eller administrativ assistent - uden at hovedmodtageren ved det.
- Hvis du sender en besked til mange mennesker. På denne måde er e-mail-overskriften ikke fyldt med mange adresser.
- Hvis du sender en besked til flere personer, der måske ikke allerede kender hinanden - eller i det mindste hinandens e-mail-adresser.
Sagen er, at feltet "Bcc" er gemt som standard i Outlook. Det er dog nemt nok at tænde på.
Når du opretter en besked, skal du klikke på fanen "Indstillinger" i meddelelsesvinduet. I sektionen "Vis felter" skal du klikke på "Bcc".
Feltet "Bcc" er nu tilføjet til meddelelsesvinduet, og du kan begynde at tilføje adresser på samme måde som i "Til" eller "Cc" felterne. Endnu bedre vises feltet "Bcc" nu som standard på alle nye meddelelser. Du kan slukke den igen ved at klikke på den samme "Bcc" -knap på fanen "Indstillinger".
Du kan sætte alle adresser du kan lide i felterne "Til" eller "Cc" sammen med nogen, du lægger i feltet "Bcc". Bare husk, at kun adresserne i feltet "Bcc" er skjult for modtagere. Du kan også lade felterne "Til" eller "Cc" være tomme og bare sende beskeden til adresserne i feltet "Bcc"..
Bemærk: Hvis du ofte sender meddelelser til den samme store gruppe af mennesker, overvej at oprette en distributionsliste for at gøre tingene lettere. Derudover har nogle internetudbydere været kendt for at sætte grænser for antallet af personer, som du kan sende en mail til. Hvis du løber i problemer, så prøv at sende din besked ud til batched af omkring 20 modtagere ad gangen.
Der er dog et problem, der kan komme op. Hvis du forlader feltet "Til", vil mange spamcheckere fortolke meddelelsen som spam, og dine modtagere kan muligvis aldrig se det. Du kan undgå dette problem på en af to måder. Den første er at blot lægge din egen adresse i feltet "Til". Modtagere vil alligevel have din adresse, da du er den, der sender meddelelsen. En anden måde er at skabe kontakt med "Ikke-frigivet modtagere".
Brug af kontaktpersoner, der ikke er angivet
Oprettelse af en "Undisclosed Recipients" kontakt giver dig mulighed for at sætte noget i feltet "Til", der gør det klart for modtagere, at andre mennesker også får den samme besked, og at navne er skjulte. Du kan tænke på det som en høflighed. Enhver, der modtager meddelelsen, vil blot se "Ikke-frigivne modtagere" som den vigtigste modtager af meddelelsen.
Kontaktpersonen "Undisclosed Recipients" er ikke en særlig enhed i Outlook. Det er snarere bare en anden kontakt med din egen e-mail-adresse vedlagt. Du kan navngive kontakten alt, hvad du vil, men "Undisclosed Recipients" er blevet en accepteret tradition.
I hovedvinduet i Outlook skal du klikke på knappen "Folk" på navigationslinjen. Hvis din navigationslinje er i kompakt visning, vil du kun se et ikon (til venstre nedenfor). Du kan se ordet "People", hvis linjen ikke er i kompakt visning (til højre nedenfor).
I vinduet "Kontakt" skal du skifte til fanen "Home". Klik på knappen "Ny kontakt" i "Ny" af båndet.
Indtast navnet på den nye kontakt i feltet "Fuldt navn". Som vi sagde, kan du nævne alt, hvad du vil, men "Undisclosed Recipients" er noget, som folk sandsynligvis vil blive vant til at se. Indtast din egen e-mail-adresse i feltet "E-mail", og klik derefter på knappen "Gem og Luk".
Nu, når du opretter en ny besked, kan du bruge kontaktpersonen "Ikke-frigivet modtagere" i feltet "Til" og derefter indtaste adresserne på alle modtagere i feltet "Bcc".
