Sådan får du Outlook-meddelelser til kun vigtige emails
Microsoft troede, at de var hjælpsomme, da de oprettede underretninger for ny e-mail. En konstant spærring af meddelelser kan dog også forstyrre dit tankegang. Du kan slukke meddelelserne helt eller - endnu bedre - du kan konfigurere Outlook til kun at underrette dig om vigtige e-mails.
Sådan oprettes en enkel regel
Hvis du har brug for at være lydhør over for bestemte personer, f.eks. Klienter, din chef eller dine familiemedlemmer, kan du bruge regler i Outlook til kun at modtage underretninger om bestemte meddelelser. Sådan oprettes en regel, der kun viser e-mail-meddelelser fra en bestemt afsender.
Den nemmeste måde at oprette denne regel på er at finde en email fra den pågældende person. I dette eksempel opretter jeg en regel for at underrette mig, når jeg modtager en email fra min chef, fordi e-mails fra din chef altid er vigtige, ikke? Så jeg vil højreklikke på e-mailen fra How-To Geeks redaktør, Whitson Gordon, og vælg "Rules" og derefter "Create Rule" i pop op-menuen.
Vælg de betingelser, som du vil modtage underretninger om ny e-mail i dialogboksen "Opret regel". Jeg ønsker at få øjeblikkelige meddelelser om e-mails, jeg modtager fra Whitson, så jeg vælger den første afkrydsningsfelt.
Jeg vælger også afkrydsningsfeltet "Sendt til" og sørg for, at mit navn er valgt fra rullelisten, så jeg modtager meddelelser for e-mails, der sendes fra Whitson direkte til mig. Hvis du ikke vil blive underrettet om e-mails, hvor du er CC'ed eller en af flere modtagere, skal du vælge "mig kun" fra rullelisten "Sendt til". Klik på "OK", når du har lavet dine valg.
En dialogboksen "Succes" vises med en mulighed for at "Kør denne regel nu med meddelelser allerede i den aktuelle mappe". Klik på "OK". Jeg vil gerne finde ud af, hvilke e-mails der er i min indbakke fra Whitson, så jeg markerer afkrydsningsfeltet.
Dialogboksen "New Mail Alerts" vises, hvilket kræver øjeblikkelig handling. Jeg har i øjeblikket kun en email fra Whitson i min indbakke, så det er den eneste, der er angivet i denne dialogboks. Men hvis der var flere e-mails fra Whitson, ville de alle blive opført her. Hvis du vil se en e-mail direkte fra denne dialogboks, skal du vælge den email, der skal vises og klikke på "Åbn vare". Klik på "Luk" for at lukke dialogboksen.
Dialogboksen "New Mail Alerts" forbliver åben indtil du klikker på "Luk", selv når du åbner en email-besked fra dialogboksen og derefter lukker beskeden.
Sådan opretter du mere avancerede regler
Når du opretter regler, kan du vælge mellem flere og mere specifikke valgmuligheder end i dialogboksen Hoved "Opret regel". For at gøre det skal du åbne dialogboksen "Opret regel" som beskrevet tidligere i denne artikel. Klik derefter på "Avancerede indstillinger".
Den første skærm i dialogboksen Reglerguide viser en liste over detaljerede betingelser, der skal kontrolleres. Marker afkrydsningsfelterne for de betingelser, du vil kontrollere for e-mail-meddelelser. Jeg ønsker at modtage underretninger, når jeg modtager e-mails fra Whitson, der kun sendes til mig, så jeg vælger disse betingelser.
Den blå understregede tekst er links, du klikker på for at angive den eller de værdier, du vil kontrollere i den tilstand. Når du har valgt denne betingelse, skal du klikke på det blå link på den betingelse i boksen "Trin 2" for at redigere værdierne.
Når du har valgt de betingelser, du vil kontrollere, skal du klikke på "Næste".
Vælg nu muligheder for at angive, hvad der skal gøres med en besked, du modtager, der matcher de valgte betingelser. Du kan gøre ting som at flytte beskeden til en bestemt mappe, videresende den til en eller flere personer, svare ved at bruge en skabelon eller markere den som læst. Jeg ønsker at modtage en Desktop Alert, når jeg får en e-mail-meddelelse fra Whitson, så jeg vælger den sidste mulighed på listen, "Vis en Desktop Alert". Når du har valgt, hvad du vil have gjort med meddelelsen, skal du klikke på "Næste".
Den næste skærm giver mulighed for at indstille undtagelser fra reglen, f.eks. Hvis du ikke vil have en besked, hvis meddelelsen er en mødeinvitation eller opdatering. Vælg eventuelle undtagelser, du vil anvende på din regel, og klik på "Næste". Jeg vil ikke have nogen undtagelser, så jeg klikker bare på "Næste" for at springe over denne skærm.
På den sidste skærm kan du angive et navn på reglen og indstille nogle regelindstillinger, herunder en til "Tænd denne regel" med det samme. Hvis du vil køre regelen direkte med meddelelser, der allerede er i indbakken, skal du vælge "Kør denne regel nu med meddelelser, der allerede er i" Indbakke ".
Gennemgå regelbeskrivelsen under "Trin 3" og klik på "Udfør", når du er færdig.
Nu, når jeg modtager en email fra Whitson, vises en desktop alarm på Windows-skrivebordet. Bemærk, at dette er forskelligt fra dialogboksen "New Mail Alerts" - i stedet er det en indbygget Windows-besked. Hvis du foretrækker denne form for anmeldelse, skal du gennemgå "Avancerede indstillinger" for hver regel, du opretter ".
Sådan redigerer du dine regler
At ændre, slette eller endog midlertidigt slukke dine regler er let. Jeg vil gerne ændre min regel til at vise dialogboksen "New Mail Alerts" snarere end en "Desktop Alert". For at gøre dette, klikker jeg på fanen "Home".
Klik på knappen "Regler" i afsnittet "Flyt" og vælg "Administrer regler og advarsler" fra rullemenuen.
Dialogboksen "Regler og advarsler" vises. På fanen "E-mail-regler" skal du klikke på "Skift regel" og vælge "Rediger regelindstillinger" i rullemenuen.
Som diskuteret tidligere viser den første skærm i "Regelguiden" en liste over forhold, som du kan kontrollere for indgående e-mail-meddelelser. De valg, jeg lavede, da jeg først opstillede reglen, vises øverst på listen, og beskrivelsen med de aktuelle indstillinger vises i boksen under "Trin 2". Jeg vil ikke ændre betingelserne, så jeg klikker på "Næste". Hvis du vil ændre betingelserne for din regel, skal du foretage dine ændringer og derefter klikke på "Næste".
På skærmen, der angiver de handlinger, der tager imod indgående e-mail-meddelelser (afhængigt af betingelserne), deaktiverer jeg indstillingen "Vis en Desktop Alert", som vises øverst på listen og derefter klikker på "Næste".
Lad os sige, at du vil vise mere dialogboksen "New Mail Alerts" i dit ansigt. Rul ned til bunden af listen over handlinger, og marker afkrydsningsfeltet "Vis en bestemt besked i vinduet Ny varealarm". For at tilpasse meddelelsen, der vises i dialogboksen "Ny mail Alerts", skal du klikke på linket "en bestemt meddelelse" i boksen under "Trin 2".
I dialogboksen "Alert Message" skal du indtaste en besked, der skal vises i dialogboksen "New Mail Alerts" og klikke på "OK".
Hvis du vil tilføje eller fjerne undtagelser, skal du klikke på "Næste" for at få adgang til listen over undtagelser og foretage dine ændringer. For at ændre reglenes navn eller ændre andre muligheder på den sidste skærm i "Regelguiden", skal du klikke på "Næste" igen på undtagelsesskærmen. Jeg ønsker ikke at ændre noget andet, så jeg klikker på "Afslut" på skærmbilledet handlinger for at acceptere mine ændringer og lukke "Regelguiden".
Du vender tilbage til dialogboksen "Regler og advarsler". Klik på "OK" for at lukke det. For at køre reglen med det samme, skal du klikke på "Kør regler nu" øverst på fanen "E-mail-regler".
I afkrydsningsfeltet "Kør regler nu" i feltet "Vælg regler for at køre" skal du markere afkrydsningsfeltet for den regel, du vil køre, og klik på "Kør nu".
BEMÆRK: Når du har kørt reglen, lukker dialogboksen "Kør regler nu" ikke automatisk. Du skal klikke på "Luk" for at lukke det. Dialogboksen "Regler og advarsler" lukker heller ikke automatisk, så klik på "OK" for at lukke det.
Dialogboksen "New Mail Alerts" vises med din brugerdefinerede besked øverst.
Reglerfunktionen i Outlook giver mange muligheder for automatisk håndtering af dine e-mail-meddelelser. Du kan få bestemte meddelelser flyttet til bestemte mapper, udføre handlinger på e-mail-meddelelser med bestemt tekst på emnelinjen eller endda slette meddelelser automatisk baseret på visse betingelser. Outlook Regler kan forekomme overvældende i starten på grund af alle tilgængelige muligheder. Men hvis du ved, hvordan du vil styre visse e-mail-meddelelser, er det ikke så svært at oprette og administrere dine egne regler.
