Sådan filtreres hvilke elementer Outlook Downloads fra Exchange

Hvis du har begrænset drevplads eller en langsom internetforbindelse, vil du måske begrænse, hvilke ting Outlook henter. Vi har vist dig, hvordan du kontrollerer de elementer, som Outlook downloader baseret på varernes aldre, men det er ikke meget fleksibelt. Det fungerer også kun på e-mails i din postkasse (og for Outlook 2016 og senere delegerer postkasser), så hvis du har adgang til offentlige eller delte mapper, eller du har mange kalenderhændelser og opgaver, har du brug for en anden mulighed. Skridt fremad mappe synkronisering, som lader dig filtrere de ting, Outlook downloader på en mappe for mappe.

Bemærk: Mappesynkronisering fungerer sammen med alle understøttede versioner af Outlook-klienten, når du er tilsluttet en Microsoft Exchange Server, herunder Hotmail eller Outlook.com. Hvis du opretter forbindelse til en anden tjeneste, som Gmail eller en personlig postserver, kan du konfigurere disse valgmuligheder, men Outlook kan ignorere dem.

Du kan få adgang til synkroniseringsindstillingerne for en mappe ved at klikke på Mappe> Mappeegenskaber.

Du kan også højreklikke på mappen i navigationsruden og derefter klikke på kommandoen "Egenskaber".

Skift til fanen "Synkronisering" i mappens egenskabsvindue.

Den gode nyhed er, at der kun er én ting at gøre på denne fane: opret dit filter. Klik på knappen "Filter" for at åbne filtervinduet og komme i gang.

Filter-vinduet giver dig mulighed for at vælge den betingelse (eller betingelser), som en besked skal opfylde for Outlook, for at downloade den til denne mappe. Enhver e-mail, der ikke opfylder disse betingelser, findes stadig på serveren, og du kan få adgang til disse e-mails via Outlook-webapps eller Outlook online.

Hver mappe kan have forskellige synkroniseringsfiltre, så hvis du opretter et filter i din indbakke, påvirker det ikke nogen anden mappe. Du skal oprette et separat filter til hver mappe, så det er kun rigtig fornuftigt at bruge dette på mapper med mange ting.

Lige nu er min indbakke fuld af e-mails, hvor jeg er blevet citeret på ting, der ikke er så vigtigt, så vi skal oprette et filter, der kun synkroniserer mail sendt til mig, og hvor jeg er den eneste person på " At "linje.

For at gøre dette skal du tilføje et navn til feltet Sendt til, aktivere afkrydsningsfeltet "Hvor jeg er" og vælg derefter "den eneste person på linjen Til" i rullemenuen til højre.

Klik på "OK" knappen, og en advarselsmeddelelse vises.

Denne meddelelse betyder, at alle e-mails, der matcher dit filter, downloades til mappen, og eventuelle e-mails, der ikke passer til dit filter, fjernes fra den lokale mappe. De e-mails, der ikke stemmer overens, vil ikke blive slettet. De vil stadig være tilgængelige i Outlook-webapps, og hvis du ændrer eller fjerner dit filter, kan Outlook hente dem igen.

Klik på "OK" på meddelelsen, og tryk derefter på "OK" i egenskabsvinduet. Genstart Outlook, og filteret skal anvendes straks, selvom det i mapper med tusindvis af e-mails kan tage lidt tid at genkronisere. Når dit mailfilter er synkroniseret, kan du komprimere din postkasse for at maksimere rumgevinsten.

For at fjerne filteret, skal du gå tilbage til filtervinduet og klikke på knappen "Ryd alle". Luk de åbne vinduer og genstart Outlook for at anvende ændringerne.

Dette synkroniseringsværktøj er fantastisk til delte postkasser, hvor du kun vil se e-mail sendt til dig eller dit team. Du kan også bruge den til at stoppe med at vise e-mails eller kalenderbegivenheder, der er ældre end en bestemt alder, filtrere store vedhæftede filer, stoppe synkronisering af e-mails fra bestemte adresser og meget mere. Filterkriterierne er mange og varierede, så hvis du vil filtrere bestemte e-mails, skal du kunne finde en kombination af filterkriterier, som gør det muligt for dig at gøre det.