Sådan Email Din Professor og få et hurtigt svar

Foto af uniinnsbruck

Professorer er nogle af de travleste mennesker rundt. De skal foredrag, holde kontortid, arbejde med kandidatstuderende og kollegaer, deltage i konferencer og andre offentlige arrangementer, og udføre, offentliggøre og præsentere forskning. Men selvom de er kort tid, er der måder at kommunikere med dem via e-mail og få et rettidigt svar, så du kan fortsætte med at gøre dit arbejde med færre tilbageslag.

Sæt et ansigt til navnet

Det er ideelt at møde din professor personligt inden du sender den første email. Introducer dig selv i den første uge af skolen. Lad din professor vide om dine interesser, dine spørgsmål eller noget andet, der er unikt for dig. Viser, at du er ligeglad nok til at lære dem at kende mere personligt, opmuntrer dem til at reagere rettidigt, når det kommer til dine ønsker. Jo bedre indtryk du forlader, desto bedre kan de huske dig.

Når det kommer tid til at sende den første email med spørgsmål om en opgave, vil din professor kunne sætte dit ansigt til dit navn. Det hjælper dem med at sætte din email i kontekst. Hvis de allerede har kommunikeret med dig tidligere, vil de være mere villige til at kommunikere igen uden tøven. Og måske vil de allerede have tillid til, at du er en seriøs studerende.

Brug en detaljeret emnelinje

Emnelinjen er alt, når det kommer til at få et rettidigt svar på e-mail. Først og fremmest, når folk modtager e-mail fra afsendere, ved de ikke, ser de til emnelinjen for spor. Baseret på emnelinje alene kan de slette e-mails, der ser spammy ud eller bare er ubetydelige for dem.

Nu er professorer forpligtet til at svare på elevens email til administrative og klasselære spørgsmål. Men emnelinjen er stadig vigtig for hurtigt at komme til din professor. Udarbejd en faglinje, så når du ser det, åbner og læser din professor det umiddelbart - snarere end at arkivere det til senere læsning. (Det næste mål er at udforme e-mailen på en sådan måde, at din professor straks efter læsning svarer, men vi kommer til det i et senere afsnit.)

Så før du sender din e-mail, indsnævre den til sit specifikke formål. Angiv det formål så direkte som muligt i emnelinjen.

I stedet for at bruge, "Jeg vil gerne tilmelde dig i din klasse", angiv specifikt klassenavnet og hvordan de kan hjælpe dig med at tilmelde dig:

Jo mere specifikt du kan være, jo lettere gør du det til din professor. En meget specifik overskrift lader dem vide om et overblik, hvad der forventes af dem.

Vær høflig og formel

Når du har brugt en god emnelinje, skal du sørge for, at din åbning ikke forhindrer din professor i at læse hele meddelelsen. Du vil ikke sige "Hey" og derefter fortsætte med din besked. Det sætter en uprofessionel tone, som kan være en barriere for effektiv kommunikation. Du vil fejl på siden af høflighed.

Skriv din besked så høfligt og respektfuldt som muligt, selvom det betyder at tillade noget unøjagtigt. Lad os f.eks. Sige, at du tager en college-klasse over sommeren for at opfylde generelle krav. Din instruktør er ikke teknisk professor, men er lige begyndt at deltage i deltid i år.

Du vil stadig henvende dem til "Professor" fordi det er formelt, høfligt og det viser, at du er ivrig efter at etablere en god kommunikation. Err på siden af høflighed indtil korrigeret - når din instruktør insisterer på at henvise til dem som "Mr. Bob "eller" Joey. "

Her er nogle andre måder at holde din besked høflig:

Log altid af med dit navn - helst først og sidst, hvis der er mange elever i klassen.
Luk med en sætning eller sætning, der viser din forståelse for deres læsning af din besked. Det kan være en sætning, før du underskriver dit navn, f.eks. "Jeg sætter pris på din kig på denne professor John." Eller det kan simpelthen være en "tak", efterfulgt af dit navn.
Bliv ved emne; På tangenter indikerer du ikke rigtig respekt for deres tid, da de sandsynligvis har hundredvis af andre e-mails til at komme til.
Antag ikke, at de vil gøre hvad det er, du ønsker. Der er nogle ting professorer skal gøre for studerende, som f.eks. At give dig tilladelse til at deltage i et kursus, hvis du opfylder forudsætningerne. Men alligevel må du ikke antage, at de vil gøre hvad du spørger. Du ønsker ikke at vise respektløshed eller give dem grund til at genoverveje, hvordan og hvis de vil hjælpe dig ud. Så spørg høfligt og angiv så få antagelser som muligt.

Brug korrekte navne og etiketter

Som allerede dækket, brug egnede etiketter inden for din specifikke emnelinje og henvis til din professor høfligt. Sørg for, at etiketter, tal, datoer og tider er korrekte. Hvis du ikke er klar over en mødetid eller ved en uhensigtsmæssig henvisning af den forkerte test, skal din professor bruge ekstra tid til at dobbelttjekke og muligvis sende dig en e-mail igen for at få klarhed. Dette bliver et potentielt hurtigt svar på en samtale, der spænder over flere e-mails.

Hold dig til punktet

Når du går på en tangent i en e-mail eller udleverer mere (personlige) oplysninger end nødvendigt for opgaven ved hånden, spilder den i sidste ende din professors dyrebare læsetid - såvel som din egen tid. At holde fast i punktet er en af flere måder at skære ned på den tid, der bruges til at sende e-mail og reducere behovet for at skrive ekstra e-mails til afklaring.

Slå ud unødige ord og sætninger, som "Jeg undrede mig om," eller "Tror du, at du muligvis kunne ..." I stedet bare spørg spørgsmålet. Det kan være skræmmende at være så ærlig med din professor, men med praksis vil det ikke være tilfældet for længe. Fordi du vil lære at få point på professionel måde, og det skaber tillid.

Her er et eksempel på en besked, som tager længere tid at læse og er mere distraherende i sin længere form:

Som du kan se, får den kondenserede form beskeden mere effektivt:

Hold det kort

At holde det kort ligner at holde på punkt. Ideelt set ønsker du ikke mere end tre til fire sætninger i et afsnit. Og du vil ikke sprede en besked med for mange afsnit. Medmindre du deler feedback eller en personlig historie, der hjælper din professor med at kende dig og bedre forstår hvordan de kan hjælpe dig ud.

Lav en direkte anmodning

Selvom du har en god emnelinje, skal du stadig følge op i selve beskeden. Det gør du ved at gøre din anmodning direkte. Det kan være tydeligere, hvis du sætter forespørgslen som et spørgsmål. Eller hvis du bruger åbent til "Please ... [request here]." Husk at hvis du sender din professor kun for at få deres mening om et emne, er det stadig en anmodning, fordi du beder om, at de tager sig tid til at dele hvad de ved.

Gør din anmodning så klart, at din professor ikke vil have spørgsmål om, hvad du beder om. Hvis du kan gennemføre dette vigtige trin, kan du hjælpe din professor til at handle straks efter at have læst din email. Og ikke kun vil du få et hurtigt svar fra dem, men du vil også komme ind i den ventetilmeldte klasse meget tidligere.

Opfølgning

Selvom du overholder de ovennævnte principper med e-mail til din professor, og du ikke får et rettidigt svar, kan det være, at din professor endnu ikke er kommet til din email eller i øjeblikket ikke tilgængelig for en tid. Du skal ikke bekymre dig om, hvad årsagerne er, bare følge op høfligt, hvis du ikke har hørt tilbage fra dem i over to dage. Forskellige campusser har forskellige politikker eller kulturer (selvom de er ukorrekte) for hvad der anses for rettidig svar, så det kan variere afhængigt af din institution eller kontekst.

Anvend de ovenfor beskrevne prøveprincipper til din opfølgende email. Hvis du af en eller anden grund ikke stadig kommer igennem, kan en anden opfølgnings email være passende efter en anden tre til fire dage (igen afhængigt af situationen). Eller det kan være tid at tale med din professor personligt. Hvis det er tilfældet, skal du sørge for at finde ud af, hvordan du bedst kommunikerer via e-mail.

Effektivt at kommunikere med din professor efter behov forbedrer dine chancer for at lykkes i en bestemt klasse betydeligt. Hold kommunikationen rettidig, glat og produktiv, så du kan holde fokus på dit arbejde.