Sådan delegeres din Outlook-konto til nogen
Det er normalt nok at dele din kalender i Outlook, og i mange virksomheder er alle Outlook-kalendere som standard synlige for hele kontoret. Men du kan give en person et meget højere niveau af synlighed og kontrol ved at delegere din konto, så de kan oprette og reagere på møder og e-mails for dig. Lad os se, hvordan det virker.
Hvis du vil delegere din postkasse til nogen, skal du klikke på Filer> Kontoindstillinger og derefter klikke på kommandoen "Delegere adgang".
Dette åbner vinduet Delegates, som bliver tom første gang du åbner det. Klik på knappen "Tilføj" for at oprette en delegat.
Dette åbner den globale adresseliste (listen over alle personer i dit firma), så du kan vælge en delegat. (Du kan ikke delegere din konto til nogen uden for dit email-domæne, hvilket betyder, at hvis din e-mail-adresse er [email protected], kan du kun delegere din postkasse til en person med en e-mailadresse, der slutter "@ mycompany.com. ”)
Vælg den person, du er delegeret til, og klik derefter på "OK" for at åbne delegerede tilladelser.
Standardtilladelserne giver delegeret Editor rettigheder til din kalender og opgaveliste, men tillader dem ikke adgang til din Indbakke, Kontakter eller Noter. Du kan dog ændre standardtilladelsen for nogen af disse kategorier. Indstillingerne er:
- Ingen: Delegatet har ingen adgang.
- Anmelder: Delegationen kan læse genstande, men ikke redigere dem.
- Forfatter: Delegationen kan læse og oprette elementer og ændre og slette elementer, som de opretter (som f.eks. Mødeforespørgsler eller opgaver).
- Redaktør: Delegationen kan gøre alt, hvad en forfatter kan gøre, og kan også ændre og slette de elementer, du har oprettet.
Hvis du bare vil have din delegat til at administrere din kalender (og opgaver, som kan tildeles andre personer), fungerer standard tilladelserne fint. Delegatet modtager kopier af møderelaterede meddelelser sendt til mig. Muligheden er tændt, så delegeren ikke har brug for adgang til din indbakke. Mødeforespørgsler og svar sendes automatisk til dem, når dette er tændt.
Din delegat vil ikke se nogen møder eller aftaler, du har oprettet og markeret som privat; de vil bare se, at der er en privat aftale. Hvis du vil have dem til at se (og redigere) dine private udnævnelser, skal du tænde for "Delegatet kan se mine private poster" mulighed.
Endelig er det normalt en god ide at tænde for "Send automatisk en besked til at delegere opsummering af disse tilladelser", så delegeren ved, at de har tilladelse til at få adgang til din postkasse.
Klik på OK for at vende tilbage til panelet Delegater. De tre muligheder nederst, der blev nedtonet, før du tilføjede en delegat, er nu tilgængelig.
Standardindstillingerne for valgmøder sendes til dine delegerede, og en kopi sendes til dig til referenceværker for de fleste mennesker, men skift til en af de andre muligheder, hvis du vil.
Når du har klikket på "OK", tilføjes din delegat. De kan nu tilføje din postkasse til deres Outlook-profil og få adgang til det, du har fået adgang til.
