Sådan oprettes og tilpasses en mappevisning i Outlook
Hvis du arbejder på et kontor, så er chancerne for, at du bruger meget tid på at behandle email, sandsynligvis i Microsoft Outlook. Det er værd at tage lidt tid at få Outlook til at vise de oplysninger, du har brug for. For e-mail er den bedste måde at gøre dette på med mappevisninger. Sådan fungerer de.
Hvad er en mappevisning?
Hvert sted gemmer du din e-mail i Outlook - hvad enten det er indbakken, sendte elementer, arkiv, slettede elementer eller andet sted - er en mappe. Hver af disse mapper ser det samme som standard, med kolonner, der indeholder metadata om e-mailen, som afsender, emne, dato og klokkeslæt modtaget osv. Outlook grupperer e-mails efter dato (med det seneste øverst), skriver ulæste meddelelser i fedblå tekst og viser meddelelser, du har læst i en almindelig sort skrifttype.
Dette er standard mappevisning.
Men du kan ændre visningen, hvis du vil. Du kan oprette en anden visning for hver mappe, eller du kan oprette en mappevisning, du kan lide og anvende den på hver mappe. Outlook har endda nogle alternative indbyggede visninger, du kan starte med.
Sådan skifter du til en anden indbygget visning
Til at begynde med, lad os skifte til en af de andre indbyggede visninger ved at klikke på Vis> Skift visning.
Den kompakte visning er standardvisningen, som hver mappe bruger, men du kan skifte til en af de to andre:
- Enkelt: Dette fjerner gruppering efter dato og viser alle dine meddelelser på en simpel liste.
- Eksempel: Dette (noget mod intuitivt) fjerner Preview-panelet.
Sådan tilpasser du den eksisterende visning
Du kan tilpasse den aktuelle mappevisning ved at klikke på Vis> Vis indstillinger.
Dette åbner vinduet Avanceret visning, hvor du kan ændre alle slags ting om visningen.
Vi ændrer de viste kolonner og sorteringsindstillingerne som et eksempel. Klik på "Kolonner" for at åbne vinduet Vis kolonner.
Vælg "Mention" i højre kolonne, klik på knappen "Fjern", og klik derefter på "OK".
Tilbage i vinduet Avanceret visning af indstillinger, klik på knappen "Sorter" for at åbne vinduet Sorter.
Vælg "Fra" i rullemenuen "Sorter poster efter", og klik derefter på "OK".
Klik nu på "OK" i indstillingerne Avanceret visning. Mappevisningen er nu ændret, så kolonnen "Mention" er skjult, og mappen sorteres af den person, der sendte mailen.
Det er kun to hurtige eksempler på hvad du kan gøre. Du kan tilføje eller fjerne mange forskellige kolonner, gruppere og sortere meddelelser på forskellige måder, og endda ændre skrifttyper og stilarter, der bruges til at vise meddelelser. Spil rundt med de forskellige muligheder for at finde det, der passer bedst til dig.
Anvend en visning til andre mapper
Når du har tilpasset dit synspunkt, kan du anvende samme visning til en anden mappe uden at skulle tilpasse hver enkelt. Klik på Vis> Vis indstillinger igen, og denne gang skal du klikke på kommandoen Aktiver visning til andre mapper.
Vælg de mapper, som du vil anvende visningen på, og klik derefter på "OK".
Du kan vælge så mange mapper (eller undermapper), som du vil have.
Gem en tilpasset mappevisning
Du kan også holde dit tilpassede visning som en skabelon, så du kan anvende den i andre mapper i fremtiden. Klik på Vis> Vis indstillinger igen, og vælg "Gem nuværende visning som ny visning" -kommando.
Dette åbner vinduet Kopier visning, hvor du kan give dit syn et navn og vælge, hvem der kan se visningen. Klik på "OK", når du har indstillet alt.
Hvis du klikker på Vis> Vis indstillinger igen, viser Outlook din nye visning som en tilgængelig mulighed. Klik på "Administrer visninger" for at se alle de synspunkter, som du har adgang til.
Vinduet Administrer alle visninger giver dig mulighed for at tilføje, redigere og slette visninger, samt se de indstillinger, der er anvendt til hver visning.
Opret en visning fra bunden
Hvis du vil oprette en helt ny visning, skal du klikke på knappen "Ny" i vinduet Manage All View. Dette åbner vinduet Opret et nyt vindue.
Vælg den type basisvisning, du vil starte med, og klik på "OK" -knappen. Vinduet Avanceret visning indstillinger åbnes, og du kan tilpasse dit syn på den måde du vil have. Når du er færdig, klik på "OK", indtil du kommer tilbage til vinduet Administrer alle visninger, og klik derefter på "Anvend visning" for at anvende visningen til den aktuelle mappe.
Når du har oprettet en ny visning, kan du ansøge om en anden mappe, tilpasse den yderligere eller bruge den som basis for en anden ny visning.
Fjern tilpassinger fra en visning
Hvis du har foretaget nogle tilpasninger til din eksisterende visning, kan du nemt vende tilbage til den eksisterende visning. Dette er en god måde at prøve ting på uden at skulle bekymre sig om at fortryde dem, hvis ændringerne ikke virker for dig. Klik på Vis> Nulstil visning for at fjerne eventuelle ikke-gemte tilpasninger fra den aktuelle mappe.
Med disse View-værktøjer til hånden kan du få dine mapper til at fungere præcis som du vil, og begynde at tæmme den overfyldte meddelelsesliste.
