Sådan oprettes og sendes e-mail i Outlook 2013
Outlook er temmelig synonymt med e-mail. Derfor vil du ud over alle sine andre funktioner sikre dig, at du ved, hvordan du bruger den med e-mail så effektivt som muligt.
Vi har dækket brug af aspekter af Outlook i nogen tid, og grizzled Office veterinærer kender allerede alle disse ting, men nye brugere, som dem, der har brug for at vide, hvordan man bruger Outlook i en kontorindstilling, skal måske vide, hvordan man bruger Outlook på daglig basis. Når det er sagt, er det en flerfacetteret og moden e-mail-applikation, som Windows-brugere burde have i deres værktøjskasse.
Da der er så meget at lære, har vi lidt tid til at tabe, så lad os komme i gang med det samme, hvordan man komponerer og sender beskeder samt en sammenfatning af alle de muligheder, du kan tilpasse for at gøre Outlook til en mere nyttig og fornøjelig oplevelse..
Hurtigt komponere og sende en besked
Hvis du vil eller har brug for at forstå de grundlæggende forudsætninger i Outlook, har vi skrevet en handy nybegynder guide til det. Vi anbefaler, at du læser det, hvis Outlook er helt nyt for dig.
Ellers kan du i Outlook-indbakken klikke på knappen "Ny e-mail" eller bruge "CTRL + N".
Det resulterende nye meddelelsesvindue skal være ret ligetil. Hvis du nogensinde har brugt Microsoft Word eller lignende tekstredigeringsprogram, vil de grundlæggende tekstfunktioner uden tvivl blive kendt for dig.
På dette tidspunkt vil du angive, hvem du sender din besked til, komponere din besked og klikke på "Send" knappen. Det er alt godt og godt, hvis du bare komponerer en engangsbesked, og så er du færdig med det, men der er mere til det end det.
En kontaktopdatering
Når du opretter en ny email, er det første, du sandsynligvis vil gøre, at indtaste din modtager eller modtager. Du kan gøre dette ved blot at indtaste deres e-mail-adresser eller du kan klikke på "Til ..." og vælge navne fra din adressebog.
Husk, at hvis du hurtigt vil vælge to eller flere adresser samtidigt, skal du holde CTRL og klikke på hvert navn, du vil vælge, og vælg derefter dine adresseringsindstillinger: Til og Cc (eller Bcc). Når du har valgt alle dine modtagere, skal du klikke på "OK".
Hvis du ikke allerede har en adressebog, har vi dækket dig. Du kan importere dine kontakter til Outlook fra din Gmail eller lignende e-mail-tjeneste.
Ændring af svaradressen
Lad os sige, at du har mere end en e-mail-konto forbundet med Outlook. Hvordan sender du email fra dine andre konti?
Du vil bemærke at på knappen "Fra" er der en lille pil. Klik på den knap, og du vil se dine andre konti i en rulleliste, så du kan vælge en anden e-mail-konto.
Alternativt kan du bruge en e-mail-konto, der ikke er forbundet med Outlook, f.eks. Hvis du bruger en andens computer eller bruger computeren på arbejdspladsen, og du vil rute svar på din personlige konto.
Hvis du gør dette, skal du holde et par ting i tankerne. For det første vil uanset hvilken besked du sender, blive kopieret til mappen Sendt mail, så send ikke noget personligt, medmindre du har til hensigt at slette det og tømme papirkurven. Også, hvis du sender en besked fra dit arbejde, vil de sandsynligvis gemme det på deres mailserver.
Signaturer og Stationære
Du er måske allerede bekendt med begrebet signaturer, eller du kan endda bruge dem selv. Grundlæggende er signaturer specielle præ-sammensatte tekststykker, du kan føje til hver besked. Dette kan være dine kontaktoplysninger, vigtige oplysninger om et produkt eller en begivenhed, du er fremme, eller bare et dybtgående citat, du virkelig kan lide.
I dette eksempel vil vi vedhæfte en underskrift med detaljerede fremtidige ferieplaner. Vi vedhæfter denne underskrift til alle e-mails, der stammer fra vores arbejdskonto, men ikke til svar og fremad.
Fra herefter, indtil du fjerner signaturen ved hjælp af disse indstillinger, vises din ferieadvarsel hver gang du komponerer en ny email-besked.
Stationær?
Signaturer er nemme at finde ud af, men hvad med stationær? Så længe det er lige der, lad os gå videre og diskutere det. Som med signaturer har du sikkert set e-mail stationær i en eller anden form, men i det væsentlige virker det som sådan: Siden du sender e-mail som HTML, kan du bare tildele baggrunde, forskellige skrifttypestile og farve til din Beskeder.
Du kan se her, hvordan det virker. Vi valgte temaet "Bears" fra listen, hvilket giver os en baggrund med bamser, der pryder det.
Selvfølgelig, hvis du er på arbejde, vil du måske afstå fra meddelelser med bamse og sådan, men hvis du vil have dine meddelelser virkelig skiller sig ud, så kan du bruge den stationære funktion til at skabe nogle virkelig attraktive resultater.
Besvare og videresende meddelelser
At svare på og videresende meddelelser er enkelt, og du har sikkert allerede bemærket svarværktøjerne på båndet.
Du ser svaret, svarer alle (brug forsigtigt) og videresend muligheder, der er ret selvforklarende, men hvad med de andre muligheder?
Hvis du klikker på "Møde", kan du anmode om et møde, når du svarer Tjek alle de muligheder, du får, når du gør dette.
Vi skal dække møder mere detaljeret i en kommende artikel, hvor vi diskuterer Outlook's kalenderkrav.
Indstilling af svar og videresendelsesindstillinger
Lad os pope op for svar og fremadrettede muligheder for et hurtigt kig. Der er flere måder, du kan ændre, hvordan originale meddelelser ser ud, når du svarer eller videresender, eller om det er inkluderet som en vedhæftet fil eller slet ikke.
Du kan også indstille hvordan svar og fremadgående åbnes, og om dine kommentarer er præfaced med dit navn.
Resten af Outlook's Mail Options
Der er mange andre ting i Mail-indstillingerne, så inden vi forlader dig i dag, vil vi bruge lidt tid på at tale om dem.
Her er nogle grundlæggende ting som redigeringsindstillinger til at ændre, hvordan du komponerer meddelelser, stavemåde og autokorrektionsindstillinger og signatur og stationære indstillinger, som vi allerede har rørt ved.
Mange af disse valgmuligheder åbner op for deloptioner. Hvis du f.eks. Klikker på "Redigeringsindstillinger ...", vil du opdage en hel række yderligere afkrydsningsfelter (opdelt i to kategorier, Proofing og Advanced) for at vade gennem.
Rulning ned, der er meddelelses ankomst muligheder for at vælge, hvordan Outlook advarer dig, når meddelelser kommer i din indbakke.
Samt hvordan Outlook markerer elementer som læst, når du bruger læserruden.
Du kan bestemme, hvor ofte meddelelser automatisk gemmes, hvor de er gemt osv.
Når du sender beskeder, hvad sker der? Med valgmulighederne "Send meddelelser" skal du vælge standardvægt og følsomhedsniveauer, automatisk navnekontrol og ganske få andre små men tydelige tweaks, du kan gøre for din brugeroplevelse..
Hvis du er interesseret i at spore meddelelser, er der måder at foretage tilpasninger til det også. For eksempel er det her, du kan tænde læse kvitteringer, som sender dig en besked, når nogen læser din email.
Endelig finder vi nogle muligheder for at ændre dine meddelelsesformater, som du sandsynligvis aldrig bruger.
De andre indstillinger har nogle nyttige funktioner, som f.eks. At vise indsætningsmuligheder (muligvis irriterende) og om at vise næste og forrige links i meddelelsesoverskrifter, når de læser gennem flere meddelelser i din indbakke (sandsynligvis nyttige).
Der er også muligheder for at konfigurere, hvordan programmet udfører konversationens oprydning, men vi dækker det og andre aspekter af håndtering af Outlook-mail i en kommende artikel.
Email er sådan en integreret del af Outlook, det er ikke så mærkeligt, at der er mange måder at konfigurere det på. Det er overflødigt at sige, som du lærer at bruge Outlook, finder du selv at vende tilbage til mulighederne til at ændre visse aspekter af, hvordan e-mail er formateret og opfører sig.
Vi er ikke færdige med at udforske Outlook, vi har stadig meget at vise dig, som de måder du håndterer ved at sende og modtage vedhæftede filer, kalender, opgaver og meget meget mere. For øjeblikket vil vi gerne høre mere fra dig, så tag et øjeblik til at give os en hurtig note i vores diskussionsforum.
