Sådan vælger du hvor meget der sendes Outlook-overførsler til din computer

Du tror måske, at Outlook vil vise al din mail (trods alt, hvorfor ville det ikke) men som standard holder Outlook-klienten kun det sidste år med e-mail på din computer. Al din mail eksisterer stadig på Microsoft Exchange-serveren, men den er ikke synlig i Outlook. Her er hvorfor Microsoft angiver denne standard, og hvordan du ændrer den, hvis du vil.

Bemærk: Følgende oplysninger dækker alle versioner af Outlook fra 2013-2019, herunder Outlook 365. Det gælder også kun, hvis du opretter forbindelse til en Microsoft Exchange-server, og det inkluderer, hvis du opretter forbindelse til Hotmail eller Outlook.com. Hvis du opretter forbindelse til en anden tjeneste, som Gmail eller en personlig postserver, kan du konfigurere disse valgmuligheder, men Outlook ignorerer dem.

Hvorfor viser ikke Outlook hele min mail?

Når du installerer Microsoft Office, kontrollerer den din diskstørrelse for at sikre, at du har nok plads til at installere alle applikationer. Det bruger også denne kontrol til at indstille en parameter i Outlook, der bestemmer, hvor meget mail der downloades til din lokale maskine, baseret på følgende diskstørrelser:

Mindre end eller lig med 32 GB: Outlook gemmer en måneds e-mail på dit system.
Mellem 32 og 64 GB (ikke inkluderet): Outlook beholder tre måneders email.
Lige til eller over 64 GB: Outlook beholder 12 måneders email.

Microsoft gør det, fordi e-mail tager plads på harddisken, og hvis du kun har en lille harddisk, vil du sandsynligvis ikke have meget af det taget op med et par store filer, som nogen har sendt dig til to år siden. Outlook downloader stadig alle dine kalenderaftaler, kontakter, opgaver og alt andet. Denne grænse påvirker kun din mail (og dine RSS-feeds).

Hvis din mailkonto bruger en Microsoft Exchange-server (som Hotmail, Microsoft Live, O365 eller mange corporate mail-systemer), bestemmer denne parameter, hvor meget mail der downloades til din computer. Hvis du bruger en anden postudbyder, som Google eller Yahoo, ignorerer Outlook denne parameter og overfører al din mail.

Hvor er min mail og hvordan får jeg adgang til det?

Den gode nyhed er, at din mail ikke er gået overalt; den er stadig på din e-mail-server. (Hvis du ikke er sikker på, hvad en e-mail-server er, er det korte svar, at det er en kraftig computer med en stor harddisk, som din e-mailudbyder gemmer al din mail. Vi har skrevet et længere svar, hvilket er værd at læse .) Du kan til enhver tid få adgang til din mail (så længe du har internetadgang) enten via Outlook eller, afhængigt af din version af Outlook, via en webgrænseflade.

For at se din mail i Outlook skal du rulle ned til bunden af mappen. Hvis der er flere e-mails på e-mail-serveren, vil du se en besked, der giver dig besked.

Hit "Klik her for at se mere på Microsoft Exchange," og Outlook vil downloade resten dine e-mails til din computer. Sørg for, at du har tilstrækkelig diskplads til at downloade dem alle!

Hvis du har Office 365, kan du også få adgang til dine e-mails via Outlook-webapps. Fordi webappen er stort set kun et vindue i Exchange Server, vil det vise dig alle dine e-mails. Hvis du bruger Outlook på arbejdspladsen, skal dine it-supportfolk hjælpe dig med at få adgang til Outlook-webapps. Hvis du er hjemme, gå over til Office.com og log ind der. Du kan få adgang til Outlook og andre webapps, som du har adgang til, når du er logget ind.

Kan jeg ændre standardværdien?

Ja du kan. I Outlook skal du gå til Filer> Kontoindstillinger og derefter vælge "Kontoindstillinger" i rullemenuen.

I vinduet Kontoindstillinger skal du vælge den konto, som du vil ændre standard til (du har sandsynligvis kun en konto) og derefter klikke på knappen "Skift".

I vinduet Skift konto, der åbnes, vil du se, at "Brug cached Exchange Mode" er aktiveret. Du skal Lad det være aktiveret, ellers vil der ikke blive downloadet nogen mail til din computer. Flyt skyderen "Mail to keep offline" til den ønskede periode.

Indstillingerne er:

Tre dage
En uge
Tre uger
En måned
Tre måneder
Seks måneder
Et år
To år
Fem år
Alle

Bemærk: Indstillingerne for tre dage, en uge og to uger er ikke tilgængelige i Office 2013, men de er i nyere versioner.

Vælg "Alt", hvis du vil have Outlook til at downloade al din mail til din computer, eller vælg hvilken værdi der virker for dig. (Hvis du ikke kan ændre skyderen, kan din administrator have sat denne værdi bevidst og stoppet dig fra at ændre den.)

Når du har lavet dit valg, klik på "Næste", og Outlook advarer dig om, at den skal genstarte.

Klik på "OK", Luk vinduet Kontoindstillinger, og genstart Outlook. Afhængigt af mængden af post, som den skal downloade, kan Outlook tage et stykke tid for at opdatere hver mappe. Du får vist en besked nederst i Outlook, da den henter e-mail i hver mappe.

Og det er det; du er færdig. Outlook henter nu hele din mail (eller hvor meget du har valgt) fra nu af.