Sådan udfyldes sekventielle data automatisk i Excel med Fill Handle
Fill Handle i Excel giver dig mulighed for automatisk at udfylde en liste over data (tal eller tekst) i en række eller kolonne ved blot at trække håndtaget. Dette kan spare dig meget tid, når du indtaster sekventielle data i store regneark og gør dig mere produktiv.
I stedet for manuelt at indtaste tal, tider eller endda dage i ugen igen og igen, kan du bruge AutoFill-funktionerne (fyldhåndtaget eller Fill-kommandoen på båndet) til at fylde celler, hvis dine data følger et mønster eller er baseret på data i andre celler. Vi viser dig, hvordan du udfylder forskellige typer af data ved hjælp af funktionerne AutoFill.
Fyld en lineær serie i tilstødende celler
En måde at bruge fyldehåndtaget på er at indtaste en række lineære data i en række eller kolonne af tilstødende celler. En lineær serie består af tal, hvor det næste nummer opnås ved at tilføje en "trinværdi" til nummeret før den. Det enkleste eksempel på en lineær serie er 1, 2, 3, 4, 5. En lineær serie kan imidlertid også være en række decimaltal (1,5, 2,5, 3,5 ...), faldende tal med to (100, 98, 96 ...), eller endda negative tal (-1, -2, -3). I hver lineære serie tilføjer du (eller trækker) samme trinværdi.
Lad os sige, at vi vil oprette en kolonne med sekventielle tal, hvilket øges med en i hver celle. Du kan indtaste det første nummer, trykke på Enter for at komme til næste række i den kolonne og indtaste det næste nummer osv. Meget kedelig og tidskrævende, især for store mængder data. Vi sparer os selv tid (og kedsomhed) ved at bruge fyldehåndtaget til at fylde kolonnen med den lineære række tal. For at gøre dette skal du skrive en 1 i den første celle i kolonnen og derefter vælge den celle. Bemærk det grønne firkant i nederste højre hjørne af den valgte celle? Det er fyldhåndtaget.
Når du flytter musen over fyldhåndtaget, bliver det til et sort plusskilt, som vist nedenfor.
Med det sorte plusskilt over fyldehåndtaget skal du klikke og trække håndtaget nedad i søjlen (eller højre over rækken), indtil du når antallet af celler, du vil udfylde.
Når du slipper museknappen, vil du bemærke, at værdien er kopieret til de celler, som du har trukket på fyldhåndtaget til.
Hvorfor fyldte den ikke den lineære serie (1, 2, 3, 4, 5 i vores eksempel)? Som standard, når du indtaster et nummer og derefter bruger fyldhåndtaget, kopieres dette nummer til de tilstødende celler, ikke forøges.
BEMÆRK: Hvis du hurtigt kopierer indholdet af en celle over den aktuelt valgte celle, skal du trykke på Ctrl + D eller for at kopiere indholdet af en celle til venstre for en markeret celle, tryk Ctrl + R. Vær advaret om, at kopiering af data fra en tilstødende celle erstatter alle data, der aktuelt er i den valgte celle.
For at erstatte kopierne med den lineære serie skal du klikke på knappen "Auto Fill Options", der vises, når du er færdig med at trække fyldhåndtaget.
Den første mulighed, Kopier celler, er standard. Derfor endte vi med fem 1'er og ikke den lineære serie 1-5. For at udfylde den lineære serie vælger vi "Fill Series" fra popup-menuen.
De øvrige fire 1'er erstattes med 2-5 og vores lineære serie er fyldt.
Du kan dog gøre dette uden at vælge Fill Series fra menuen Auto Fill Options. I stedet for at indtaste et enkelt tal skal du indtaste de første to tal i de to første celler. Vælg derefter de to celler, og træk fyldehåndtaget, indtil du har valgt alle de celler, du vil udfylde.
Fordi du har givet det to stykker data, vil den kende den trinværdi, du vil bruge, og udfylde de resterende celler i overensstemmelse hermed.
Du kan også klikke og trække fyldhåndtaget med ret museknap i stedet for venstre. Du skal stadig vælge "Fill Series" fra en pop op-menu, men den menu vises automatisk, når du stopper med at trække og slippe den højre museknap, så det kan være en praktisk genvej.
Udfyld en lineær serie i tilstødende celler ved hjælp af Fill Command
Hvis du har problemer med at bruge fyldhåndtaget, eller du bare foretrækker at bruge kommandoer på båndet, kan du bruge kommandoen Fyld på fanen Start til at udfylde en serie i tilstødende celler. Fill-kommandoen er også nyttig, hvis du fylder et stort antal celler, som du vil se lidt.
For at bruge kommandoen Fyld på båndet skal du indtaste den første værdi i en celle og vælge den celle og alle de tilstødende celler, du vil udfylde (enten ned eller op ad søjlen eller til venstre eller højre over rækken). Klik derefter på knappen "Fyld" i afsnittet Redigering på fanen Startside.
Vælg "Serie" i rullemenuen.
I dialogboksen Serie skal du vælge om du vil have serien i rækker eller kolonner. I feltet Type vælges "Linear" for nu. Vi diskuterer mulighederne for vækst og dato senere, og AutoFill-indstillingen kopierer simpelthen værdien til de andre valgte celler. Indtast "Trinværdien", eller stigningen for den lineære serie. For vores eksempel øger vi tallene i vores serie med 1. Klik på "OK".
Den lineære serie er fyldt i de valgte celler.
Hvis du har en rigtig lang kolonne eller række, du vil udfylde med en lineær serie, kan du bruge Stop-værdien i dialogboksen Serie. For at gøre dette skal du indtaste den første værdi i den første celle, du vil bruge til serien i rækken eller kolonnen, og klik på "Fyld" på fanen Startside igen. Ud over de muligheder, vi diskuterede ovenfor, skal du indtaste værdien i boksen "Stop værdi", som du vil have som den sidste værdi i serien. Klik derefter på "OK".
I det følgende eksempel sætter vi en 1 i den første celle i den første kolonne, og tallene 2 til 20 indtastes automatisk i de næste 19 celler.
Fyld en lineær serie, mens du hopper over rækker
For at gøre et fuldt regneark mere læseligt, kan vi nogle gange springe rækker og sætte tomme rækker imellem rækkerne af data. Selvom der er tomme rækker, kan du stadig bruge fyldehåndtaget til at fylde en lineær serie med tomme rækker.
For at springe over en række, når du fylder en lineær serie, skal du indtaste det første nummer i den første celle og derefter vælge den celle og en tilstødende celle (for eksempel den næste celle ned i kolonnen).
Træk derefter fyldehåndtaget nedad (eller tværs), indtil du fylder det ønskede antal celler.
Når du er færdig med at trække fyldhåndtaget, vil du se din lineære serie fylder hver anden række.
Hvis du vil springe mere end en række, skal du blot vælge cellen indeholdende den første værdi og derefter vælge antallet af rækker, du vil springe lige efter den pågældende celle. Træk derefter fyldehåndtaget over de celler, du vil udfylde.
Du kan også springe over kolonner, når du fylder på tværs af rækker.
Fyld formler i tilstødende celler
Du kan også bruge fyldehåndtaget til at formere formler til tilstødende celler. Vælg blot cellen, der indeholder den formel, du vil udfylde i tilstødende celler, og træk fyldehåndtaget ned i cellerne i kolonnen eller over cellerne i den række, du vil udfylde. Formlen kopieres til de andre celler. Hvis du brugte relativcellehenvisninger, ændres de tilsvarende for at henvise til cellerne i deres respektive rækker (eller kolonner).
Du kan også udfylde formler ved hjælp af Fill-kommandoen på båndet. Vælg blot cellen med formlen og de celler, du vil udfylde med denne formel. Klik derefter på "Fyld" i afsnittet Redigering på fanen Startside, og vælg Down, Right, Up eller Left, afhængigt af hvilken retning du vil udfylde cellerne.
BEMÆRK: De kopierede formler genberegnes ikke, medmindre du har aktiveret automatisk projektmappeberegning.
Du kan også bruge tastaturgenveje Ctrl + D og Ctrl + R som beskrevet tidligere til at kopiere formler til tilstødende celler.
Fyld en lineær serie ved at dobbeltklikke på Fill Handle
Du kan hurtigt udfylde en lineær række data i en kolonne ved at dobbeltklikke på fyldhåndtaget. Når du bruger denne metode, udfylder Excel kun cellerne i kolonnen baseret på den længste tilstødende kolonne med data på dit regneark. En tilstødende kolonne i denne sammenhæng er en hvilken som helst kolonne, som Excel møder til højre eller venstre for kolonnen, der udfyldes, indtil en tom kolonne er nået. Hvis kolonnerne direkte på hver side af den valgte kolonne er tomme, kan du ikke bruge dobbeltklikmetoden til at fylde cellerne i kolonnen. Som standard, hvis nogle af cellerne i det antal celler, du udfylder, allerede har data, er de som standard kun fyldt med de tomme celler over den første celle. For eksempel i billedet nedenfor er der en værdi i celle G7, så når du dobbeltklikker på fyldhåndtaget på celle G2, formuleres kun formularen gennem celle G6.
Fyld en vækst serie (geometrisk mønster)
Indtil nu har vi diskuteret udfyldning af lineære serier, hvor hvert nummer i serien beregnes ved at tilføje trinværdien til det forrige nummer. I en vækstserie eller et geometrisk mønster beregnes det næste tal af multiplicere det forrige nummer med trinværdien.
Der er to måder at fylde en vækstserie ved at indtaste de første to tal og ved at indtaste det første tal og trinværdien.
Metode One: Indtast de to første tal i vækstserien
For at udfylde en vækstserie ved hjælp af de to første tal, indtast de to tal i de to første celler i den række eller kolonne, du vil udfylde. Højreklik og træk fyldehåndtaget over så mange celler som du vil udfylde. Når du er færdig med at trække fyldhåndtaget over de celler, du vil udfylde, skal du vælge "Growth Trend" fra pop op-menuen, der automatisk viser.
BEMÆRK: For denne metode skal du indtaste to tal. Hvis du ikke gør det, bliver væksttrend-indstillingen gråtonet.
Excel ved, at trinværdien er 2 fra de to tal, vi indtog i de to første celler. Så, hvert efterfølgende tal beregnes ved at gange det forrige tal med 2.
Hvad hvis du vil starte med et andet tal end 1 ved hjælp af denne metode? Hvis du for eksempel ville starte ovenstående serie ved 2, ville du indtaste 2 og 4 (fordi 2 × 2 = 4) i de to første celler. Excel ville finde ud af, at trinværdien er 2 og fortsæt vækstserien fra 4 gange hvert efterfølgende nummer med 2 for at få den næste i linje.
Metode To: Indtast det første nummer i vækstserien og specificer trinværdien
For at udfylde en vækstserie baseret på et tal og en trinværdi, indtast det første tal (det behøver ikke være 1) i den første celle og træk fyldehåndtaget over de celler, du vil udfylde. Vælg derefter "Serie" fra pop op-menuen, der automatisk vises.
I dialogboksen Serie skal du vælge, om du skal fylde serien i rækker eller kolonner. Under Type vælger du: "Vækst". I feltet "Trinværdi" indtastes den værdi, du vil multiplicere hvert nummer, for at få den næste værdi. I vores eksempel ønsker vi at formere hvert tal med 3. Klik på "OK".
Vækstserien er udfyldt i de valgte celler, idet hvert efterfølgende nummer er tre gange det forrige nummer.
Udfyld en serie ved hjælp af indbyggede elementer
Hidtil har vi dækket, hvordan man skal udfylde en række tal, både lineær og vækst. Du kan også udfylde serier med elementer som datoer, ugedage, hverdage, måneder eller år ved hjælp af fyldhåndtaget. Excel har flere indbyggede serier, som den automatisk kan udfylde.
Følgende billede viser nogle af de serier, der er indbygget i Excel, udvidet over rækkerne. Objekter i fed og rød er de indledende værdier, vi indtastede, og resten af emnerne i hver række er de udvidede serieværdier. Disse indbyggede serier kan fyldes ved hjælp af fyldhåndtaget, som vi tidligere har beskrevet for lineære og vækstserier. Indtast først de indledende værdier og vælg dem. Træk derefter fyldehåndtaget over de ønskede celler, du vil udfylde.
Udfyld en række datoer ved hjælp af udfyldningskommandoen
Når du fylder en række datoer, kan du bruge kommandoen Fyld på båndet til at angive det trin, der skal bruges. Indtast den første dato i din serie i en celle, og vælg den celle og de celler, du vil udfylde. Klik på "Fill" i afsnittet Redigering på fanen Startside, og vælg derefter "Serie".
I dialogboksen Serie vælges indstillingen Serie i automatisk for at matche det sæt celler, du har valgt. Typen indstilles også automatisk til Dato. For at angive det trin, der skal bruges ved udfyldning af serien, skal du vælge Dato-enheden (Dag, Ugedag, Måned eller År). Angiv trinværdien. Vi ønsker at udfylde serien med hver hverdage, så vi indtaster 1 som trinværdien. Klik på "OK".
Serien er befolket med datoer, der kun er hverdage.
Udfyld en serie med brugerdefinerede varer
Du kan også udfylde en serie med dine egne brugerdefinerede varer. Sig, at dit firma har kontorer i seks forskellige byer, og du bruger disse bynavne ofte i dine Excel-regneark. Du kan tilføje denne liste over byer som en brugerdefineret liste, der giver dig mulighed for at bruge fillhåndtaget til at udfylde serien, når du har indtastet det første element. For at oprette en brugerdefineret liste skal du klikke på fanen "File".
På skærmbilledet bagsteg skal du klikke på "Indstillinger" i listen over emner til venstre.
Klik på "Avanceret" i listen over emner på venstre side af dialogboksen Excel-indstillinger.
I det højre panel skal du rulle ned til sektionen Generelt og klikke på knappen "Rediger brugerdefinerede lister".
Når du er på dialogboksen Brugerdefinerede lister, er der to måder at udfylde en række brugerdefinerede elementer på. Du kan basere serien på en ny liste over emner, du opretter direkte i dialogboksen Brugerdefinerede lister eller på en eksisterende liste, der allerede findes på et regneark i din nuværende projektmappe. Vi vil vise dig begge metoder.
Metode One: Udfyld en tilpasset serie baseret på en ny liste over varer
Kontroller, at NEW LIST er valgt i feltet Brugerdefinerede lister i dialogboksen Brugerdefinerede lister. Klik i feltet "List entries" og indtast emnerne i dine brugerdefinerede lister, et element til en linje. Sørg for at indtaste emnerne i den rækkefølge, du vil have dem fyldt i celler. Klik derefter på "Tilføj".
Den tilpassede liste tilføjes i feltet Brugerdefinerede lister, hvor du kan vælge den, så du kan redigere den ved at tilføje eller fjerne elementer fra boksen Listeopførsler og klikke på "Tilføj" igen, eller du kan slette listen ved at klikke på "Slet". Klik på "OK".
Klik på "OK" i dialogboksen Excel-indstillinger.
Nu kan du skrive det første emne i din brugerdefinerede liste, vælge den celle, der indeholder emnet, og træk fyldehåndtaget over de celler, du vil udfylde med listen. Din tilpassede liste bliver automatisk fyldt ind i cellerne.
Metode to: Udfyld en tilpasset serie baseret på en eksisterende liste over varer
Måske gemmer du din brugerdefinerede liste på et separat regneark i din projektmappe. Du kan importere din liste fra regnearket til dialogboksen Brugerdefinerede lister. Hvis du vil oprette en brugerdefineret liste baseret på en eksisterende liste på et regneark, skal du åbne dialogboksen Brugerdefinerede lister og sørge for, at NY LISTE er valgt i feltet Tilpassede lister, ligesom i den første metode. For denne metode skal du dog klikke på celleintervalknappen til højre for feltet "Importliste fra celler".
Vælg fanen til regnearket, der indeholder din brugerdefinerede liste nederst i Excel-vinduet. Vælg derefter de celler, der indeholder elementerne i din liste. Navnet på regnearket og celleintervallet indtastes automatisk i Redigeringsfeltet Brugerdefinerede lister. Klik på knappen Celleområde igen for at vende tilbage til den fulde dialogboks.
Klik nu på "Import".
Den brugerdefinerede liste tilføjes til feltet Tilpassede lister, og du kan vælge den og redigere listen i feltet List entries, hvis du vil. Klik på "OK". Du kan udfylde celler med din brugerdefinerede liste ved hjælp af fyldhåndtaget, ligesom du gjorde med den første metode ovenfor.
Fyldhåndtaget i Excel er en meget nyttig funktion, hvis du opretter store regneark, der indeholder mange sekventielle data. Du kan spare dig for meget tid og tid. Gladfyldning!
