Sådan tilføjes en udløbsdato til e-mails i Outlook (og hvad de er til)

Outlook giver dig mulighed for at tilføje en udløbsdato til e-mail, du sender eller modtager. Når udløbsdatoen er gået, vil e-mailen blive vist med anden formatering, og du kan bruge Outlook's indbyggede værktøjer til automatisk at administrere udløbet email.

Udløbsdatoer gælder kun for e-mails, ikke kalenderhændelser eller opgaver, fordi disse genstande har deres egne datoer, du kan bruge til at administrere dem

Sådan indstilles en udløbsdato på en e-mail

For at tilføje en udløbsdato til en e-mail, du sender, skal du åbne vinduet Egenskaber for e-mailen. Åbn e-mailen, og klik derefter på Besked> Mærker.

Dette åbner vinduet Egenskaber for e-mailen, som du også kan få adgang til ved at klikke på Valg> Flere indstillinger eller Filer> Egenskaber. Tænd afkrydsningsfeltet "Udløber efter" og vælg en dato og klokkeslæt.

Klik på Luk for at vende tilbage til din e-mail. Der vil ikke være nogen synlige tegn på, at en udløbsdato er tilføjet, og du kan sende e-mail som normalt.

For at tilføje en udløbsdato til en e-mail, du har modtaget, skal du åbne e-mailen og klikke på Besked> Mærker (eller Fil> Egenskaber).

Dette åbner vinduet Egenskaber for e-mailen. Der er ikke så mange muligheder for en modtaget e-mail som der er en besked, du sender, men du kan stadig angive en udløbsdato og tid.

Hvad gør en udløbsdato?

Så du har tilføjet en udløbsdato til en email. Det er godt og alt, men hvad er fordelen ved at gøre det?

Udløbsdatoer bruges på forskellige måder af Outlook for at hjælpe dig med at fokusere på, hvad der er vigtigt. E-mails, der er udløbet, er generelt ikke lige så vigtige som e-mails, der ikke er udløbet, så Outlook formaterer automatisk udløste e-mails forskelligt.

Hvis du har set på indstilling af betinget formatering i Outlook, så har du muligvis bemærket formateringsreglen "Udgåede elementer".

Denne regel formaterer en e-mail, der har bestået sin udløbsdato med en grå skrifttype, og teksten slog igennem.

Dette lader dig vide, at e-mailen er udløbet, så du kan fokusere på mere vigtige e-mails først. Hvis du har sendt en email med en udløbsdato, bruges denne formatering også i modtagerens Outlook, men andre e-mail-klienter som Thunderbird eller webapps som Gmail eller Yahoo! Mail, ignorerer datoen og gør ingenting med det.

Du kan også tilføje en kolonne til en mappe, der viser udløbsdatoen for en e-mail. Højreklik på en kolonneoverskrift i den mappe, som du vil tilføje kolonnen til, og klik derefter på "Field Chooser."

Vælg "Date Time fields" fra rullemenuen, og vælg derefter "Expires".

Træk og slip elementet "Udløber" i din mappe for at tilføje det til kolonnerne.

Når du åbner en udløbet email, meddeler Outlook dig en besked i overskriften.

Du kan stadig svare på eller videresende en udløbet email, men hvis du forsøger at videresende det, viser Outlook dig en advarsel først.

Klik på "Ja" for at sende e-mailen eller "Nej" for at annullere.

Brug af udløbsdatoen til at administrere din e-mail

Nogle af Outlook's indbyggede værktøjer gør også brug af udløbsdatoer. Hvis du har oprettet AutoArchiving i Outlook, har du muligvis bemærket en mulighed for at "Slet udgåede elementer (kun e-mail-mappe)."

Hvis dette er tændt, vil AutoArchive slette eller flytte (afhængigt af de andre indstillinger) eventuelle e-mails, hvor datoen er bestået. Dette er en fantastisk måde at fjerne udløbne e-mails automatisk og stoppe dem med at rydde op i din postkasse.

Hvis du ikke vil have dine udløste e-mails slettet eller flyttet, men du heller ikke vil se dem i Outlook, kan du indstille Outlook's synkroniseringsregler for at forhindre dem til at blive downloadet fra Exchange-e-mail-serveren.

Når du opbygger dit synkroniseringsfilter, skal du klikke på fanen "Avanceret" og derefter på "Felt" -knappen.

Vælg dato / klokkeslætfelter> udløber fra menuen. Feltet er også tilgængeligt i valgmulighederne "Alle postfelter" og "Alle postfelter".

Indstil "Tilstand" til "på eller før" og "Værdien" til "i går", og klik derefter på "Tilføj til liste."

Dette vil filtrere alle udløbne opgaver, så hvis de udløber i går eller tidligere, bliver de ikke synkroniseret med Outlook og vises ikke i din postkasse. De vil stadig være tilgængelige i Outlook-webapps, hvis du vil se dem der.

Du kan ikke oprette regler for at tilføje udløbsdatoer automatisk til indgående e-mail eller oprette et hurtigt skridt, der anvender en udløbsdato ved tryk på en knap, men du kan automatisk tilføje en udløbsdato for alle udgående e-mails. Klik på Filer> Valg> Mail, rul ned til Send meddelelser og tænd "Marker e-mails, som er udløbet efter dette mange dage."

Indtast det antal dage, hvorefter du vil have meddelelser udløbet, og klik derefter på "OK". Dette tilføjer automatisk en udløbsdato til alle de e-mails, du sender.

Udløbsdatoer er en nyttig måde at styre dine prioriteter og din postkasse ved hjælp af lavtliggende meddelelser, som ikke længere er relevante, og som giver dig mulighed for at bruge Outlook-værktøjer til at slette eller skjule meddelelser, du ikke længere har brug for. Det er endnu et værktøj i kampen for at forhindre din postkasse i at blive ude af kontrol og et meget nyttigt værktøj til det.