Klipp tilbage på tid Brugt afsendelse og modtagelse af e-mail

Foto af H er til Home

Email kan gøre kommunikationen nemmere, men det kan også dræne din tid. Lær hvordan du behandler indgående e-mail og skriv udgående email for at spare tid.

Ifølge en undersøgelse fra 2005 afslørede medarbejderinterviews, at tiden spildt på e-mail forårsagede en virksomhed med 10.000 ansatte at tabe en anslået 152 millioner dollar i lønninger om året.

Email har tydeligt sine ulemper. Uklare e-mails distraherer medarbejdere fra vigtige arbejdsrelaterede opgaver, cloud kommunikationskanaler og skaber ofte ekstra arbejde. Undgå faldgruber af e-mail ved at følge nedenstående forslag.

Hvordan indgående e-mail kan spilde din tid

Foto af Dvortygirl

Der er mange typer af e-mail-meddelelser, der kan spilder din tid. Dem der:

Kunne nedskæres fra flere meddelelser og kondenseres til omfattende en
Forhold ikke direkte til dig
Forholder sig til dig, men ikke på en direkte måde, hvilket efterlader dig usikker på, hvordan eller om du skal svare (og spiser tid)
Må ikke lede dig til at tage nogle handlinger (som er uproduktiv)
Distrahere og / eller opfordre dig til at spilde tid på nettet
Er ikke egnet til e-mailen og giver større mening gennem en dynamisk kommunikationskanal, som f.eks. Et forretningsmøde eller et format, der er mere egnet til indholdet (som et informationsrig, selvstændigt dokument)

Sådan behandles indgående email effektivt

For at kunne læse og behandle e-mails effektivt skal du fokusere på to ting - finde ud af meddelelsen om e-mailen (eller manglen på) og beslutte, hvilke foranstaltninger der skal træffes som reaktion.

Trin 1: Find ud af beskeden (eller mangel på)

Når du læser en ny email, skal du tage så lidt tid som muligt for at regne ud:

Uanset om højttaleren adresserer dig direkte eller indirekte
Uanset om højttaleren har fortalt dig, hvad de forventer af dig
Uanset om det er gjort på en klar måde
Om den generelle besked er relevant for dig
Om den generelle besked forekommer hensigtsmæssig i betragtning af forholdet mellem din relation til afsenderen (eller manglende, hvis de forsøger at starte et forretningsforhold)

Dette vil hjælpe dig med at finde ud af, hvad meddelelsen om e-mailen er, og hvordan du vil reagere. Det vil sige, hvis du har til hensigt at reagere i første omgang.

Det er især vigtigt at bemærke, om højttaleren gør en eller flere ting, der kan lokke dig til at spilde dyrebar tid, såsom:

At være uklart om, hvad de forsøger at sige
Brug sprog på en forvirrende eller eufemistisk måde for at undgå at tale konkret (f.eks. "Jeg tror, vi skal have et hjerte til hjertet på et tidspunkt" versus "Kan du ringe til mig i denne uge, så vi kan tale i telefon om noget vigtigt? ”)
Rambling eller gå af emne
Herunder information, der ikke er din virksomhed, upassende, stødende eller usammenhængende
Cc eller bcc'ing dig på meddelelser, der ikke er relevante for dig
Gentag den samme besked via forskellige e-mails, eller gentag, hvad der allerede er dækket af tidligere meddelelser end e-mail
Skrive om noget, som du allerede har diskuteret og løst - på glemsom eller skødesløs måde

I disse situationer skal du være særlig omhyggelig med at reagere på en effektiv måde, der minimerer, hvor meget tid du bruger på kommunikationen. Fordi det er nemt at lade de ovennævnte tvetydige e-mail-scenarier dræne din tid.

Trin 2: Beslut om hvilken handling der skal træffes

Når du ved hvad meddelelsen handler om, find ud af den mest produktive måde at reagere på. Her er nogle typiske svar:

Skift samtalen til et bedre kommunikationsmedium som telefon- og konferenceopkald
Reagerer på et tilbagevendende spørgsmål, der bliver spurgt af flere personer - ikke via e-mail - men gennem et mere informationsrigt medium, som kan deles, f.eks. En Google Doc
Ikke reagerer på meddelelser, der ikke gør det klart, hvad højttaleren forventer af dig (selvom det føles lidt uhøfligt)
Adressering af uklare meddelelser med direkte og korte konkrete spørgsmål, f.eks. "Når du vil have rapporten udfyldt af?" Eller "Hvordan vil du gerne have mig med til at bidrage til dette projekt?"
Plukker op telefonen og kalder personen når som helst drama eller kommunikationsnedbrud begynder at forekomme - tegning af det via e-mail vil kun tage længere tid og kan intensivere konflikten

Trin 3: Kom tilbage på opgave

Vigtigst, når du svarer på en e-mail (som kan bestå af ikke at svare og i stedet slette meddelelsen), skal du komme tilbage på opgaven. Gå videre til den næste e-mail, der venter i din indbakke, eller skift gear og kom tilbage til at gøre arbejdet i stedet for at reagere på andres anmodninger.

Hvordan afsendelse af e-mail kan spilde din tid

Foto af Adikos

Derudover er der mange typer email-besked du sender det kan spilde din tid. Dem der:

Udstødes unødigt i flere meddelelser, som hver tager tid og tænker på at skræddersy, i stedet for en omfattende
Forhold ikke direkte til modtageren, hvilket er spild af indsats fra din side
Er ikke klart nok og trækker ud i lange emailkonversationer og / eller misforståelser eller slet ingen produktive handlinger (hvilket betyder at du skal bruge tid på at starte samtalen igen senere)
Lad ikke modtageren tage nogen handling, hvilket er uproduktivt
Distraherer og tilskynder modtageren til at spilde tid på nettet - hvilket betyder at det opmuntrer det samme af dig
Er ikke egnet til e-mailformatet, men bedre kommunikeret gennem en kontekst i realtid eller gennem et instruktions- eller informationsrig dokument som f.eks. En manual, blogartikel, FAQ-side, virksomhedsrapport eller PowerPoint-præsentation

Sådan sender du email effektivt

For at skrive e-mails, der ikke spilder din tid på lang sigt (for ikke at nævne din modtagers tid), skal du fokusere på fem ting: kommunikere en klar besked, og anmode din modtager om at gøre brugbare trin ved hjælp af god struktur, redigering før du rammer send og følger op effektivt.

Trin 1: Få klar på din besked

Før du selv udarbejder en email, skal du få krystalklar på beskeden. Bestemme:

Hvad du vil kommunikere
Hvorfor vil du kommunikere det
Hvilken handling du vil have din modtager til at tage
Hvordan du bedst kan overtale dem til at tage sådan handling

Her er nogle almindelige grunde til at sende e-mail:

At minde en person om en deadline
At give nogen skriftlige instruktioner om en opgave
At stille et hurtigt spørgsmål, der kan besvares tilstrækkeligt ved at skrive
At besvare et hurtigt spørgsmål, der kan besvares tilstrækkeligt ved at skrive
At passere langs tidsfølsomme oplysninger
At tilbyde ledige datoer til planlægning af et møde
At følge op efter et møde og vise påskønnelse

I alle disse eksempler, bortset fra den sidste, vil du have din modtager til at gøre noget (selvom det bare svarer til dig).

Nogle gange virker handlingen ikke som en handling. Måske vil du:

Pas langs et tip til din kollega
Lad dine venner vide, at du landede sikkert på din rejsedestination
Giv en kort opdatering af, hvordan du gør på din nye destination, og hvordan du kan nås inden for de næste uger

I hver af disse situationer fortæller du ikke din modtager at tage en bestemt handling. Det er dog underforstået, at de ikke forventes at gøre noget, så længe du giver e-mailens korrekte lukning, eller i det mindste ved at underskrive dit navn. De forstår, at kommunikationen nemt kan ende med din email; at de ikke behøver at svare.

Trin 2: Anmod om din modtagers handlinger

At skrive effektive e-mails, der sparer dig tid, skal du gøre dem til handling. Og du skal sørge for, at din modtager er klar over, hvilken handling der forventes af dem.

Hvis du ikke sigter på dette, men forsøger at forklare din livshistorie eller forklare, hvorfor du holder fast i den næste iPhone-model i stedet for at få den nyeste, kan du glemme at spare tid, fordi penpals skrift tager en mange tanker og tid.

Fokuser på følgende, når du foretager e-mail-handling:

Indstilling af frister
Udarbejdelse af beredskabsplaner
Tilbyder mulige muligheder for det næste handlingsforløb (fx gange, du er tilgængelig for et personligt møde, steder, du er til rådighed til at møde på)
Giv en mening, når du bliver bedt om en
Lav en forespørgsel, der er egnet til at skrive og er faktisk mere bekvem at bruge en anden form for kommunikation
At give et sæt anvisninger til en opgave, som din modtager har aftalt at udføre

Vær proaktiv og selvsikker når du beskriver handlinger, der kan træffes. Undgå at stille åbne spørgsmål, medmindre der ikke er nogen anden mulighed. Fordi åbne spørgsmål er det modsatte af handlingsmæssigt indhold.

Her er nogle eksempler:

I stedet for at bede din modtager om at give dig deres tidsplan (og spilde en e-mail i processen) - start med at sende dem dine tilgængelige mødetider.
I stedet for at spørge din modtager, hvad de tænker på en bestemt forretningsbeslutning, skitserer den potentielle beslutning og anmoder om tilbagekobling af feedback; På den måde bliver de ikke nødt til at komme op med noget alene og vil i stedet have noget at arbejde med

Du beholder e-mail-handling ved at give klare instruktioner til læseren og holde indholdet handlebart i stedet for åbent.

Vigtigst er det, at du skal sørge for, at uanset hvad du forventer af din læser, er tydeligt meddelt. Antag ikke, at de ved, at du vil oprette et møde i denne uge, bare du tilbyder dine ledige tider. Antag ikke, at de ved, hvilken jobopgave dit sæt instruktioner gælder for. Angiv det udtrykkeligt og venligt, lad dem vide, hvad du vil have dem til at gøre.

Trin 3: Opret god struktur

En du har din besked klart defineret, og du har gjort det til at handle, det er på tide at organisere det på en sådan måde at formidle denne klarhed og dine handlinger.

afsnit: En generel regel at følge er at holde afsnit under fem sætninger. Det er ikke kun svært at fokusere på lange afsnit, mens weblæsning, men klumpede afsnit giver modtageren mulighed for at miste fokus og måske gå glip af de vigtigste punkter. Dette fører så til sløvede eller overflødige svar, som skyder kommunikationskanalen.

sætninger: Brug den aktive stemme, når du skriver sætninger. Hold sætninger kort og til punkt. Undgå at gå på tangenter eller unødigt forklare din tankegang eller følelser om ting. I stedet holde fast ved fakta og hvilke handlinger du beder om, at din modtager tager.

Ord: Prøv ikke at bruge store ord eller slang, medmindre du ved, at dit publikum vil forstå dem. Undgå vittigheder og kulturelle referencer, som måske misforstås, fordi alt, hvad der let kan fortolkes, er en potentiel hindring for effektiv kommunikation.

Undgå ekstra ord og kvalificerende sætninger. "I betragtning af den nuværende situation, hvor dette sker i øjeblikket, mener jeg, at det kan være klogt at ..." er en kvalificerende erklæring, der ikke kun spilder ord og tid, men afviger fra den virkelige besked. I stedet skal du blot angive din anbefaling uden at skulle kvalificere den.

Et andet eksempel: "Jeg spekulerede på, om jeg kunne spørge dig ..." Skær denne sætning ud og spørg blot spørgsmålet. Det vil også øge din tillid, fordi du ikke ubevidst søger tilladelse til at kommunikere proaktivt.

Tegnsætning: Hold tegnsætning simpel. Kvalificerende ord og sætninger er kun effektive, når de bruges til at etablere høflighed ved at indlede kommunikation med en person, du gerne vil have et forretningsmæssigt eller personligt forhold til. I sådanne tilfælde ønsker du ikke nødvendigvis at være til forestående, men brug nogle høflige sætninger til at vise respekt for deres tid.

Minimere komma brug - dette hjælper dig naturligvis med at holde sætninger korte. Undgå doven tekst-inspireret tale, med overanvendelse af dot-dot-punkt og på hinanden følgende kommaer. I stedet skal du sætte dine sætninger med ordentlig engelsk og udnytte sammentrækninger, når det giver mening, fordi de gør læsningsprocessen bedre.

Desuden overveje punkterende lister med punktpunkter og bruge en linje med bindestreger til at opdele store sektioner (som kan omfatte et eller flere afsnit).

Bullet-point og sektionsbrud øger weblæsbarheden, og hjælper dig med at organisere din besked tydeligere.

Trin 4: Rediger før afsendelse

Før du sender en email, skal du tage 1-2 minutter for at læse det højt. Dette vil hjælpe dig med at fange fejl eller bemærke akavede dele, som du normalt ikke ville sige personligt. Fjern disse ekstra ord og forenkle tegnsætning. Bullet out lister og skære ned på dine afsnit.

Når du kan svare på følgende spørgsmål med et "ja", så er du klar til at trykke "send":

Er meddelelsen klar?
Er forventningerne handlebare og klart angivet?
Vil min modtager kunne modtage min besked? Succes betyder, at de ved, hvad der forventes af dem.
Hvis rollerne blev vendt, ville jeg kunne modtage denne besked med succes?

Trin 5: Opfølg Effektivt

Derudover være proaktiv i at følge op med dine e-mails. Hvis nogen ikke reagerer på en direkte anmodning, spild ikke tid på at undre sig over, hvad der skete. I stedet skal du sende en høflig, men direkte follow-up email for at checke ind med dem. Anvend ovenstående principper. Og spil ikke for meget tid på at forsøge at få et svar; hvis modtageren ikke kommunikerer med dig, ved hvornår du skal flytte eller henvende dem til person i stedet.

Brug Email til Spar tid

Email kan spare dig meget tid, hvis du ved, hvordan du bruger den effektivt. Og det gælder både at sende og modtage meddelelser.

Email er bedst brugt til at levere handlinger, der meddeles tilstrækkeligt via skrivning. Hvis du udnytter fordelene ved e-mail og undgår de mange tidskrævende faldgruber, tjener det som et kraftfuldt værktøj.