Opret en indholdsfortegnelse fra flere Word 2010-dokumenter
Opretter du et meget langt dokument, men hader tanken om at håndtere Words hoveddokumentfunktion? Hoveddokumentfunktionen i Word har tidligere været kendt for korrupte dokumenter.
Der er en vej rundt ved hjælp af et hoveddokument. Du kan opbevare en separat fil for hvert afsnit af dit dokument og oprette et fælles indholdsfortegnelse i en anden fil. Det kræver en vis manuel formatering, men det er ikke så svært. For at gøre dette skal du bruge de indbyggede overskriftsformater i Word i alle dine separate sektionsdokumenter. For at forenkle processen anbefales det at placere alle separate sektionsfiler og indholdsfortegnelsesfilen i samme mappe.
Opret et nyt Word-dokument til indholdsfortegnelsen, der angiver i filnavnet, der indeholder indholdsfortegnelsen.
Klik på fanen Indsæt på båndet. Klik på Hurtige dele i tekstgruppen, og vælg Felt i rullemenuen.
Dialogboksen Felt vises. I feltet Vælg venligst et felt, rul ned i feltet Feltnavne og vælg RD, som står for Reference Document.
Indtast navnet på det første Word-dokument i indholdsfortegnelsen i feltet Feltegenskaber. Hvis Word-filen ikke er i samme mappe som indholdsfortegnelsesfilen, skal du sørge for at inkludere den fulde sti til filen.
BEMÆRK: Her er det nyttigt, hvis du holder alle Word-filerne inkluderet i indholdsfortegnelsen i samme mappe som indholdsfortegnelsen Word-fil.
Hvis den Word-fil, du inkorporerer, er i samme mappe som indholdsfortegnelsesfilen, skal du markere afkrydsningsfeltet Path er i forhold til det aktuelle dokument i feltet Feltvalg.
Klik på OK.
Hvis du ikke kan se feltkoden i dokumentet, skal du klikke på fanen Startside og klikke på symbolet for punktsymbolet for at vise skjult tekst.
Følg instruktionerne ovenfor for hvert Word-dokument, du vil medtage i indholdsfortegnelsen.
Vi ønsker at indsætte indholdsfortegnelsen i begyndelsen af dokumentet før feltkoderne, så sæt markøren før den første feltkode og tryk på Enter. Klik derefter på fanen Referencer på båndet og klik på Indholdsfortegnelse i gruppen Indholdsfortegnelse. Vælg en af indstillingerne for Automatisk tabel.
Indholdsfortegnelsen indsættes ved markøren. Hvis du kun ser en feltkode vist (ligner de RD-koder du indsatte), skal du placere markøren i feltkoden og trykke på Alt + F9 for at se indholdsfortegnelsen.
Du vil bemærke, at alle sider er nummereret "1." Hvert af vores dokumenter er kun en side og begynder med "1" som første side nummer. Det er her den manuelle tweaking kommer i spil. Du skal ændre startsiden for hver af de dokumenter, der er indeholdt i indholdsfortegnelsen.
BEMÆRK: Dette kan være tidskrævende, hvis du har mange dokumenter. Hver gang du opdaterer et dokument og ændringerne af personsøgningen, skal du opdatere alle dokumenter efter den ene for at starte med det korrekte sidetal.
Åbn det andet dokument, der er inkluderet i indholdsfortegnelsen. Hvis der ikke er nogen sidetal i dokumentet, skal du klikke på fanen Indsæt i båndet og klikke på Sidenummer i gruppen Header & Footer. Vælg, hvor du vil placere sidenummeret i rullemenuen, og vælg derefter stilen i undermenuen.
Hvis du vil ændre startsidenummeret, skal du klikke på Sidetal igen i gruppen Header & Footer og vælge Format Page Numbers i rullemenuen.
Indtast startsidenummeret i dialogboksen Start ved redigering i dialogboksen Sidetalformat. Når du indtaster en værdi i feltet, vælges knappen Start ved radiokanal automatisk. Klik på OK.
Gentag trinene ovenfor for at ændre startsiden for hver af de dokumenter, der er indeholdt i indholdsfortegnelsen. Når alle dokumenter er blevet opdateret, skal du åbne indholdsfortegnelsen Word-fil igen. Indsæt markøren feltet Indholdsfortegnelse. Nogle muligheder vises over indholdsfortegnelsen. Klik på Opdater tabel.
Hvis du har tilføjet yderligere overskrifter til nogen af de medfølgende dokumenter, vises følgende dialogboks, og du spørger, om du kun vil opdatere sidetalene for hele tabellen, hvilket inkluderer at tilføje nye overskrifter og fjerne slettede overskrifter. Vælg den ønskede indstilling, og klik på OK.
Sidetalene opdateres for at afspejle ændringerne i de separate dokumenter.
Dette er en kedelig proces, hvis du har mange separate dokumenter, der skal medtages i indholdsfortegnelsen, men det er en måde at undgå at bruge hoveddokumenter på. Denne løsning er ikke perfekt, men det virker.
