Forbedre din e-mail-skriveproduktivitet med Microsoft Word Mail Merge

Microsoft Words mailfusion er et fremragende produktivitetsværktøj. At vide, hvordan man opretter personlige emnelinjer og vedhæftede filer, som Word's mail-fusion grundlæggende funktion ikke understøtter, kan være en livredder, når du skal skrive e-mails i løs vægt.

I dagens artikel lærer du, hvordan du bruger Words 2010 Mail Merge Wizard, skriv personlige email-emner og opsæt forskellige vedhæftede filer til hver af din e-mail-modtager.

Billede af M! R

Oprettelse af en distributionsliste

Word's Mail Merge sparer os fra den kedelige opgave at indtaste hver modtagers e-mail-adresse manuelt ved at tillade os at importere e-mailadresser fra Outlook-kontakter, Excel eller Access-datakilder eller Word-datafiler.

Outlook's kontakt er den bedste løsning blandt de tre, og hvis du ikke har brugt det, er det nu en god tid at opdatere din Outlook-adressebog, og vi viser dig hvordan du gør det. Du kan springe over det næste afsnit og begynde at skrive din mailfusion, hvis du allerede ved, hvordan du konfigurerer Outlook-kontakt, ellers vil de to næste afsnit give dig nogle grundlæggende oplysninger om, hvordan du konfigurerer din Outlook-kontakt ved at importere din webbaserede kontaktliste.

Opsætning af din mailprofil

Konfiguration af Outlook-kontakt begynder med oprettelse af en mailprofil, der gemmer din kontos e-mail-adresse, adgangskode, serverinformation og links til andre data såsom e-mail-meddelelser og adresser.

Du kan oprette nogle profiler, hver skræddersyet til en bestemt e-mail-konto.

Et korrekt profilnavn giver dig mulighed for at identificere den e-mail-konto, som du forbinder med din mailprofil.

Du har mulighed for at konfigurere din mailprofil ved hjælp af den email-adresse, du har modtaget fra din internetudbyder eller din egen e-mail-konto ved at vælge den tredje mulighed.

Vælg "Internet E-mail" for at bruge en e-mail-udbyder, der giver en POP-tjeneste - for eksempel GMail.

Hver internet e-mail-udbyder har en anden POP-konfiguration, sørg for at læse deres brugermanual for at lære deres POP-opsætning.

Tillykke! Hvis du ser denne skærm, har du konfigureret din mailprofil med succes. Nu er vi klar til at opsætte vores Outlook-kontaktmappe.

Uddyber din kontaktmappe

Du kan indtaste din distributionsliste manuelt i Outlook, eller importere andre webbaserede adressebøger - som f.eks. Gmail, Yahoo eller Hotmail adressebog. De fleste web-baserede e-mail-udbydere tillader os at eksportere vores adressebog til en Outlook-kompatibel datakilde. For eksempel giver Gmail os mulighed for at eksportere vores kontakter til en Outlook-kompatibel CSV-fil.

Outlook importfunktion understøtter en række filtyper: csv, vcard, RSS, iCalendar og mange flere, hvilket gør det til et godt værktøj til at oprette din mail-fusion.

CSV-filen falder under kategorien "Andet program eller fil" i Outlook.

ACT-fil, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST-filer, er nogle af de programfiler, som Outlook understøtter - for os valgte vi Comma Separated Values (Windows) filtype.

Find nu den CSV-fil, som vi lige eksporterede fra Gmail-adressebogen.

Ud af alle disse mapper er kontaktmappen den bedste mulighed for vores mailfusion.

Outlook har brug for et par minutter til at importere din kontakt afhængigt af antallet af e-mail-adresser, du importerer.

Vi skal kunne bruge denne kontaktmappe, når Outlook er færdig med at importere alle dine kontakter, til mailfusion.

Guiden Mail Merge

Start med et tomt dokument og åbn "Mailings" -båndet for at starte vores mailfusion.

Guiden er den bedste måde for begyndere at komme i gang med deres første brevfletning.

Valg af modtagere af meddelelser

Guiden vil bede os om at vælge dokumenttypen til vores mailfusion. E-mail-meddelelser er den relevante dokumenttype til nutidens mailfusionstrin.

Vi kan begynde at skrive vores email-besked fra et tomt dokument, en skabelon eller et eksisterende dokument.

Vælg vores Outlook-kontaktmappe som vores postfletningsdistributionsliste i trin 3.

Vi har mulighed for at bruge en af de mailprofiler, vi opretter i vores system.

Dit kontaktantal skal være mere end nul, hvis Outlook importerede din Gmail-adresse med succes.

Vælg de personer, du vil medtage i din emaildistribution ved at tjekke de relevante afkrydsningsfelter.

Komponering af e-mail beskeden

Start med at skrive din e-mail-meddelelse og indsæt flettefelter, hvor du vil placere personlige meddelelser - f.eks. Titel eller efternavn på det rigtige sted på dit dokument.

Hvert fusionsfelt vil blive omsluttet inde i en dobbelt chevron; De vil blive erstattet med dine kontaktkortoplysninger, når du fuldfører guiden for mailfusion.

Forhåndsvisning af din e-mail-meddelelse for at se, hvordan Word behandler sammenfletningsfelterne ved at klikke på linket "Næste: Forhåndsvisning af din e-mail".

Hvis du er tilfreds med forhåndsvisningen, skal du klikke på linket "Næste: udfyld fletningen", og Word sender den fusionerede email til alle dine modtagere med en fælles emnelinje.

Tilpasning af din emnelinje

Guiden bringer mail-fletningsprocessen i følgende trin: Vælg den rigtige dokumenttype og -skabelon, opret en distributionsliste, evaluer eksamensforhandlingen og send e-mails til alle dine modtagere.

På dette tidspunkt kan du bemærke to almindelige e-mail-skrivningsaktiviteter, som guiden ikke understøtter, skriver personlige emnelinjer og opsætter forskellige vedhæftede filer. Vi skal bruge makro til at gøre dem i mailfusion, helst inden vi fuldfører guiden.

Med dit brev åbent skal du trykke på "Alt + F11" og dobbeltklikke på "ThisDocument" i dit arbejdende Word-vindue for at åbne makro editoren.

Indsæt denne makrokode, skrevet af en ekspert makrokoder hutchinsfairy, i den tomme rude og gem den.

Dim WithEvents wdapp Som Application Dim EMAIL_SUBJECT Som streng Dim FIRST_RECORD som boolsk
Privat Sub Document_Open () Indstil wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 Slutdel Privat Sub Document_Close () Indstil wdapp = Intet Slutdel Privat Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc Som Dokument, Annuller Som Boolean) Dim jeg som helhed Med ActiveDocument.MailMerge Hvis FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = False Ellers .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Afslut Hvis i = .DataSource.DataFields.Count Gør mens jeg> 0 .MailSubject = Erstat (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop Slut med Slutdel Privat Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc som dokument, ByVal StartRecord så lang, ByVal EndRecord så længe, Annuller som boolsk) FIRST_RECORD = True Slutdel Privat Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc som dokument, ByVal DocResult som dokument) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Slutdel

Gå tilbage til dit dokument, og klik på linket "Næste: Udfyld fletningen" for at sende din email.

Klik på linket "Electronic Mail ..." for at sende din besked.

Placer de relevante fusionsfelter, omgivet med en chevron, ind i emnelinjen.

Makroen vil analysere fusionsfeltet og erstatte det med modtagerens efternavn, når Word email dokumentet.

Vedhæfte forskellige poster til din e-mail

Indtil dette punkt har vi lært, hvordan du bruger guiden til mailfusion og hvordan du tilpasser fagfelterne - og for at afslutte dagens vejledning viser vi dig en tilføjelse fra tredjepart, der gør det muligt for os at vedhæfte en anden fil til hver email.

Download tilføjelsen, pakk den ud, og du vil opdage, at tilføjelsen kommer som Word Document-skabeloner. Brug "CreateEMailData Word 2007 Ver02", hvis du bruger Word 2007 eller 2010 og "CreateEMailData Word 2003 Ver02", hvis du bruger Word 2003.

Kopier den relevante dokumentskabelon til din mappe "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP", hvor "% appdata%" er din Microsoft-startmappe - i vores tilfælde er det "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".

Genstart dit Word, efter at du har kopieret filen til Microsoft-startmappen, og du skal se to nye tilføjelser: Opret datafil og flette til Email under "Mailing" -menuen.

Forbered en datafil med en tabel med to kolonner - modtagerens e-mailadresse i den venstre kolonne og den fulde sti til din vedhæftelsesfil i den højre kolonne, og gem den i samme mappe som dit e-mailfletningsdokument som "MergeAttachmentsData". Vi skal understrege, at du skal gemme filen som "MergeAttachmentsData", ellers kan tilføjelsen ikke finde filen for at søge efter vedhæftede filer.

Gå tilbage til dit brevfletningsdokument og del dokumenter i individuelle filer.

Et nyt orddokumentvindue skal vises, og klik på knappen "Flet til Email". Du skal blot klikke på 'Ok' knappen på den gule dialog, da vi allerede har udarbejdet datafilen.

Angiv et korrekt emne til din email, klik på OK, og Outlook sender din email med den vedhæftede fil, du angiver i datafilen.

Word, med sine mange nyttige funktioner, er virkelig et stort produktivitetsværktøj. Vi ser frem til at skrive flere Word artikler til vores læsere. I mellemtiden tjek de andre Ords artikler på vores hjemmeside.

Vi håber at du har lært, hvordan du kan bruge Word-mailfusion fra dagens artikel. Du er velkommen til at diskutere andre mail-fusionstips med de andre kollegaer i kommentarfeltet.