Begynder Sådan vedligeholdes, arkiveres og sikkerhedskopieres dine data i Outlook 2013
I dag dækker vi de "kedelige" Outlook-ting. Vedligeholdelse og sikkerhed, som ved at opretholde og sikre din Outlook 2013-datafil - fuld af alle dine vigtige data - ved at sikkerhedskopiere og arkivere det.
I det henseende, hvis du har brugt Outlook til at komponere og sende e-mails, og du har taget dig tid til at importere dine G-mail-kontakter i din adressebog eller det faktum, at du selv bruger en Outlook adressebog betyder, at du har mange data, der skal beskytte.
På samme måde har du også brugt meget tid og arbejde med at lave dine kalendere, tilføje opgaver og todo lister og måske endda have en masse noter, du vil gemme.
Alt dette koger ned til, at du i det mindste lejlighedsvis sikkerhedskopierer din datafil, fordi som nogen af os kan attestere, er det ret frustrerende og deprimerende at miste alle dine data og skal begynde.
Mail Kontrolpanel
Til at begynde med, lad os hurtigt se på kontrolpanelet Mail i Windows.
Som billedet viser, har du adgang til tre nøgleområder i din Outlook-opsætning. Når man klikker på enten "E-mail-konti ..." eller "Datafiler ..." -knapperne, åbnes det samme vindue på deres tilsvarende faner.
I det følgende skærmbillede ses fanen E-mail, som giver dig mulighed for at tage handlinger på din e-mail-konto, som f.eks. Reparation eller ændring af dem. Du kan også se, hvor data er gemt for hver konto.
Hvis du vil påvirke disse data filer direkte, skal du klikke på fanen "Datafiler". Der er nogle praktiske ting, du kan gøre her.
Du kan f.eks. Klikke på knappen "Åbn filplacering" for at se, hvor dine datafiler er placeret. Dette er praktisk, fordi du vil vide, hvor de er, hvis du nogensinde skal scanne og reparere dem (diskuteret i næste afsnit).
Der er en anden cool funktion, du kan bruge fra vinduet Kontoindstillinger. Hvis din datafil (er) er blevet enorm og optager masser af diskplads (nogle mennesker samler gigabyte på gigabyte af gammel e-mail), så kan du komprimere det.
Klik på knappen "Indstillinger" på fanen Datafiler, og klik derefter på "Kompakt nu" for at reducere størrelsen på din Outlook-datafil.
Mail-kontrolpanelet er en pålidelig måde at opretholde dine datafiler og profiler på, men det er ikke den eneste måde, og Outlook-applikationen giver dig også mulighed for at administrere til dine postkasser. Vi viser dig disse kontroller lige efter vi demonstrerer, hvordan du reparerer dine datafiler.
Kørsel af PST vedligeholdelsesværktøjet
Hvis du ikke havde bemærket nu, gemmes Outlook-data i en .PST- eller .OST-fil, og det meste er der intet galt med det.
Desværre bliver dine data til tider beskadiget, hvilket ikke er det samme som at sige, at det er dårligt eller håbløst uden at blive genoprettet. Du skal bare køre det medfølgende værktøj til indbakke reparation. Indboks reparationsværktøjet eller "ScanPST" scanner og reparerer din personlige mappefil, validerer og korrigerer eventuelle fejl, mens du sikkerhedskopierer din korrupte .PST- eller .OST-fil, bare hvis noget går galt under genoprettelse.
ScanPST-værktøjet findes i din Outlook-installationsmappe, normalt C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Når du finder det, skal du dobbeltklikke på ScanPST-værktøjet for at starte det.
Første ting du skal gøre er at gennemse hvor dine .PST- eller .OST-filer er placeret. I det følgende skærmbillede kan du se, hvor de er placeret på vores computer. Vi vælger en og klikker på "Åbn".
Hvis ScanPST-værktøjet finder fejl, informerer den dig så meget og tilbyder at reparere. Klik på den passende titel for at starte reparationen.
Når programmet er færdigt, vil ScanPST-værktøjet fortælle dig, at din Outlook-fil er blevet repareret.
Du kan lukke værktøjet eller gentage processen på andre datafiler efter behov.
Automatisk arkivering af dine data
Lad os sejle med nogle vigtige oplysninger om, hvordan du bedst arkiverer og sikkerhedskopierer dine data. Det første, vi vil diskutere, er dine AutoArchive-indstillinger. For at starte, skal du klikke på fanen "File" på båndet, så du kan se nedenstående skærmbillede.
Umiddelbart notat kan du vælge hvilken konto du vil deltage i (hvis relevant) ved at klikke på rullemenuen placeret over knappen Tilføj konto.
Lad os klikke på knappen "Oprydningsværktøjer" og derefter vælge "Mailbox Cleanup" fra indstillingerne. Nedenfor er de valg, du vil se. Alt her er dedikeret til at trimme fedtet fra din indbakke og arkivere gamle beskeder.
Ved at klikke på "AutoArchive" -knappen betyder, at Outlook automatisk arkiverer alle postmapper, der er konfigureret som sådan. For at indstille dine autoarkivvalg skal du højreklikke på en mailmappe og vælge fanen "AutoArchive".
Her ses en typisk mailmappe Egenskabsvindue. I fanen AutoArchive kan du justere, hvordan mappen automatisk arkiveres. Bemærk, i dette skærmbillede har vi mappen konfigureret til AutoArchive pr. Egen skema og handlinger.
Du kan også tildele mappen til autoarchive i henhold til Outlooks samlede standard autoarkivindstillinger. Hvis du indstiller mappen til standardindstillingerne og derefter klikker på "Standardarkivindstillinger ...", vises følgende dialogboks (fordi de er "standard", uanset hvilke ændringer du indstiller her gælder for hver mappe, der er konfigureret til standard autoarkiv).
Glem ikke, du kan også finde disse indstillinger ved at åbne indstillingerne og klikke på "Avanceret" overskriften.
Lad os fortsætte nu for at arkivere dine data manuelt.
Manuel arkivering af dine data
Hvis du ikke vil bruge autoarkiv, eller hvis du vil lette en arkiveringsprocedure alene, skal du vende tilbage til de oprydningsprogrammer, der findes på skærmbilledet Kontooplysninger, og klikke og vælge "Arkiver" for at åbne følgende dialogboks.
Nem nok vil du blot vælge den mappe, du vil arkivere, vælge datoen for dine arkivelementer, og vælg derefter en mappe, hvor du vil have dit arkiv gemt. Det er det, du er færdig!
Sikkerhedskopiering og gendannelse af din Outlook-datafil
Sikkerhedskopiering af din Outlook-datafil (er) er lige så nemt som at kopiere dine .OST- eller .PST-filer over til en anden harddisk, sky server, tommelfingerenhed eller et andet lagermedium. Du kan huske, hvordan du finder dine datafiler?
Åbn Mail kontrolpanelet og klik på knappen "Data Files". Klik på "Åbn filplacering ...", og du kan derefter sikkerhedskopiere dine datafiler.
På en sidebesked kan du permanent flytte dine datafiler til et skydeplacering, f.eks. En OneDrive eller Dropbox-mappe, hvilket sikrer, at dine Outlook-data altid er teknisk sikkerhedskopieret..
For at gendanne din sikkerhedskopierede datafil, lad os gå tilbage til fanen Filer og vælge "Åbn Outlook-datafil."
I det følgende skærmbillede åbnes File Explorer automatisk til vores arkiver, men du kan selvfølgelig søge efter hvor dine datafiler er placeret.
Vælg den ønskede fil, og klik på "Åbn", så du kan få adgang til de data, der er gemt i filen. Når du er genoprettet, kan du gennemse og se varer, som du normalt ville.
Hvis du ikke længere har adgang til din sikkerhedskopierede datafil, kan du bare højreklikke på den øverste mappe og vælge den lukke indstilling.
Sikkerhedskopiering og genoprettelse af datafiler er stort set en manuel aktivitet, men hvis du opsætter dine mapper til automatisk arkivering ofte, og de arkiveres til et sted som en skydemappe, har du en vis sikkerhed for sikkerheden der.
Den bedste måde at sikre, at du ikke mister nogen data, er dog rutinemæssigt at sikkerhedskopiere dine datafiler engros. Har du noget, du gerne vil tilføje? Lad os vide det i vores diskussionsforum. Som altid ser vi frem til din feedback.
