En vejledning til hurtige trin i Microsoft Outlook

Outlook indeholder en Quick Steps-funktion, som giver dig mulighed for at anvende flere handlinger på en meddelelse med et enkelt klik. Outlook indeholder flere standard Quick Steps, men du kan også oprette dine egne (og slette standarderne, hvis du ikke har brug for dem). Hvis du regelmæssigt udfører det samme sæt handlinger, kan du spare meget tid ved at oprette et hurtigtrin og tildele det en genvejstast. Sådan fungerer de.

Standard QuickSteps

Du kan finde hurtige trin på fanen "Home" i Outlook. Når du først starter, vil du se standard Quick Steps der. Du kan klikke på nogen af ​​dem for at anvende de medfølgende handlinger til en valgt besked.

Standard hurtige trin omfatter:

1. Flytte til ?: Åbner et vindue for dig at vælge en mappe, som du gerne vil flytte beskeden til.
2. Til Manager: Opretter en videresendt kopi af den aktuelt valgte besked med din administrators adresse i den.
3. Team Email: Opretter en tom besked rettet til medlemmerne af dit team. (Hvis din e-mail administreres af din arbejdsgiver, afhænger det af, hvordan dine Exchange-administratorer har konfigureret din postkasse, at Outlook allerede ved, hvem din chef og teammedlemmer er. Hvis ikke, skal du udfylde disse i første gang, du bruger disse hurtige trin.)
4. Færdig: Markerer meddelelsen som læst og færdig, og sender den derefter til en bestemt mappe. Første gang du bruger denne, skal du angive mappen, men fra det tidspunkt vil Outlook huske dit valg og sende det til den mappe hver gang du bruger Quick Step.
5. Replay & Delete: Åbner et svar på den aktuelt valgte besked og derefter sletter den aktuelt valgte besked, når du har sendt svaret.

Outlook viser kun hurtige trin, der er tilgængelige. Hvis du ikke har valgt en besked, for eksempel, vises kun "Quick Email" Quick Step, fordi de øvrige standardindstillinger arbejder på en eksisterende besked.

Sådan oprettes et hurtigt trin

For at tilføje et nyt hurtigtrin skal du klikke på "Create New" i boksen Quick Steps.

Dette åbner et nyt vindue, hvor du kan nævne dit hurtige trin og vælge de handlinger, du vil have det til at udføre.

Når du klikker på rullemenuen "Vælg en handling", får du en liste over mulige handlinger, der hver især kan give dig flere muligheder for at vælge.

Vi skal tilføje to handlinger: en til at flytte beskeden til en mappe og en til at markere den som læst.

Vælg "Flyt til mappe" handling og vælg den mappe, som du vil have beskeder flyttet til.

Klik derefter på "Tilføj handling" for at tilføje en anden handling.

Vælg "Marker som læst" i rullemenuen.

Du kan også vælge en af ​​de indbyggede genvejstaster og tilføje nogle tekst, der skal vises, når du svæver over Quick Step med din pointer (en kort beskrivelse, der minder om dine handlinger, som Quick Step tager, er nyttigt).

Klik på "Udfør", og dit nye hurtige trin vises i boksen Hurtige trin i Outlook. Hvis du svæver over det hurtige trin, vil du se den genvejstast, du valgte, og enhver værktøjstiptekst, du indtastede.

Nu er alt du skal gøre, vælg dine meddelelser og klik på den nye QuickStep (eller tryk genvejstast combo) for at anvende sine handlinger.

Sådan redigeres eller slettes en QuickStep

Hvis du vil redigere eller slette et hurtigtrin, skal du klikke på den lille pil nederst til højre i Quick Steps-gruppen på båndet.

Dette åbner vinduet "Administrer hurtige trin".

Her har du mulighed for at redigere, duplikere (hvilket skaber en nøjagtig kopi af det valgte Quick Step, hvis du vil have en lignende, men med en lille variation) eller slet et hurtigt skridt.

Du kan også ændre rækkefølgen, hvor dine hurtige trin vises på båndet eller oprette et nyt hurtigtrin.

Endelig er der mulighed for at "Reset to Defaults."

Hvis du vælger indstillingen "Nulstil til standard", slettes eventuelle hurtige trin, du har oprettet, og genskaber nogle standard Quick Steps, du måske har slettet. Det fjerner også eventuelle ændringer, du har foretaget til standard Quick Steps. Fordi du ikke kan fortryde denne handling, bliver du vist en advarsel. Klik på "Ja" for at gøre nulstillingen mulig.

Du kan også omgå vinduet "Administrer hurtige trin" til individuelle Quick Step-handlinger ved at højreklikke på et hurtigt trin i båndet. Dette giver en kontekstmenu, hvor du kan redigere, duplikere eller slette Quick Step.

Og det er hurtige trin. Vi har ikke gennemgået alle de mulige handlinger, du kan tilføje til et hurtigt trin, fordi der er tonsvis af dem, og det er en ret intuitiv grænseflade, når du ved, hvordan det fungerer. Hvis du vil gøre din Outlook-oplevelse mere effektiv og mindre tidskrævende, er Quick Steps et godt sted at starte.