10 tips og tricks til Google Dokumenter
Google Docs har ikke det røde bånd fuld af funktioner, du finder i Microsoft Office, men det har et par nyttige tricks på ærmet. Du kan aldrig finde disse funktioner, medmindre du leder efter dem.
Googles webbaserede kontorsuite er modnet gennem årene og tilbyder nu alt fra offline adgang til support fra tredjepart. Det er stadig en brugervenlig kontorsuite, der fungerer overalt med fremragende samarbejdsmuligheder i realtid.
Aktivér offline adgang
Google Dokumenter kan fungere offline. Dette giver dig mulighed for at oprette nye dokumenter, fortsætte med at arbejde med aktuelle dokumenter og endda se dine dokumenter, mens du ikke har internetforbindelse. Når du opretter forbindelse til internettet igen, synkroniseres dine ændringer online.
Denne funktion kræver Google Chrome, så den fungerer på Windows, Linux, Mac OS X og Chromebooks. For at indstille dette skal du åbne webstedet for Google Drev, klikke på gearknappen øverst til højre på siden og klikke på Indstillinger. På den generelle rude skal du sikre dig, at "Synkroniser dit arbejde til denne computer, så du kan redigere offline" er aktiveret, og klik på Udført. Hvis du vil bruge Google Dokumenter under offline, skal du bare vende tilbage til Google Drev-webstedet i Chrome, når du ikke har internetforbindelse.
Samarbejde i realtid
Google Docs har bedre samarbejdsfunktioner end den desktop version af Microsoft Office. Du kan samarbejde i realtid, og alle med adgang til dokumentet vil kunne redigere det på én gang. Du kan se andre folks markører i dokumentet og kan se dem skrive i realtid.
Klik på Filer> Del for at begynde at dele dokumentet. Du kan invitere individuelle personer ved deres e-mail-adresser eller tillade nogen med et specielt link til dokumentet til at redigere det.
Deling handler ikke kun om redigering - funktionen Del kan give dig mulighed for at dele et dokument med en eller flere personer, så de kan se det. De har altid den nyeste kopi, så det kan være mere bekvemt end at e-maile en fil. Du kan også give folk mulighed for at forlade kommentarer på et dokument, så du kan få deres input uden at give dem mulighed for at ændre dit dokument.
Udgiv et dokument
Google Dokumenter giver dig mulighed for hurtigt at udgive et dokument online. Bare klik på Filer> Udgiv til internettet, og klik på knappen Start publishing. Du modtager et offentligt link til dokumentet i offentliggjort form, så du kan dele det med andre mennesker, og de kan se det. Du behøver ikke være vært for dokumentet på dine egne servere et eller andet sted.
Denne funktion er adskilt fra delingsfunktionen. Når et dokument udgives, kan alle med linket se det. Når den deles, kan den kun deles med en håndfuld mennesker. Når folk får adgang til et delt dokument, vil de se Google Dokumenter-editoren. Når de får adgang til et offentliggjort dokument, vil de se dokumentet som en typisk webside.
Gå til Næste Typo / Previous Typo
For hurtig rettelse af fejl, brug Ctrl + 'tastaturgenvej til at gå til næste tastatur i det aktuelle dokument og Ctrl +; at gå til den forrige typografi. Dette giver dig mulighed for hurtigt at rette typografier uden at rulle gennem det aktuelle dokument og kigge efter de røde understreger.
Google Docs har også for nylig fået en stavekontrolfunktion, som giver dig mulighed for hurtigt at skimme gennem problemerne i et aktuelt dokument, en funktion, som den manglede i lang tid - bare klik på Værktøjer> Stavekontrol for at bruge det.
Søg efter og indsæt links
Google Docs inkorporerer kraften i Google-søgning for at hjælpe dig med nemt at indsætte links i dit nuværende dokument. I stedet for at åbne en ny browser-faneblad og søge efter en side, du vil linke, kan du søge lige fra linkdialogen. For at gøre dette skal du klikke på Indsæt> Link-indstillingen. Skriv en søgning i dialogboksen, og Google vil vise sider, der matcher din søgning - klik på en for at oprette et link til den valgte adresse.
Konfigurer dine tekstformater
I stedet for manuelt at formatere hver bit tekst i dit dokument, skal du formatere din tekst ved hjælp af stilarter i stedet. Dette betyder, at i stedet for at sætte alle dine overskrifter til en bestemt skriftstørrelse og fed skrift, skal du bare klikke på stilfeltet og sætte dem til "Overskrift 1."
Du kan også nemt redigere skrifttypens indstillinger, der bruges til forskellige stilarter. Først skal du formatere nogle tekst for at bruge den formatering, du vil bruge til en stil. Vælg den tekst, klik på stilfeltet øverst på skærmen, og klik på pilen til højre for den stil, du vil ændre. Klik på "Opdater" Style Name "til Match", og den stil bruger nu den formatering, du valgte.
For at gemme disse brugerdefinerede stilarter og bruge dem i andre dokumenter, skal du klikke på menuen Indstillinger nederst på listen her og vælge "Gem som mine standardstile."
Administrer din personlige ordbog
Hvis Google Docs mener, at et ord er en skrivefelt, men du ved, at det er korrekt, kan du højreklikke på understregningsordet og vælge Tilføj til personlig ordbog. Du kan derefter klikke på Værktøjer> Personlig ordbog og redigere listen over ord i din personlige ordbog. Hvis du tilfældigt tilføjer et fejlagtigt ord til denne liste, skal du fjerne det herfra, før Google advarer dig om det igen.
Denne indstilling er en ret ny funktion - tidligere kunne Google Dokumenter ikke tillade dig at fjerne ord, du tilføjede til denne liste. Du kan måske give listen et kig og sikre, at du ikke tilfældigt tilføjede forkerte ord til listen i fortiden.
Kopier og indsæt med web-udklipsholderen
Google Docs har et web-udklipsholder-funktion, som det deler på tværs af Google Dokumenter, Sheets og Slides. Dette udklipsholder er knyttet til din Google-konto, så det følger dig på tværs af alle de computere, du bruger. I modsætning til dit standard operativsystems udklipsholder kan webudklipsholderen indeholde flere elementer. Udklipsholderen understøtter tekst, billeder, tegninger og andre bits data fra Google-dokumenter.
For at bruge denne funktion skal du vælge en tekst, klikke på Rediger, bruge menuen Web Udklipsholder. Dette er den bedste måde at kopiere nogle typer data, såsom tegninger, mellem forskellige typer Google-dokumenter. Elementer, du gemmer på dit web-udklipsholder, bliver ryddet efter 30 dage, hvis du ikke interagerer med dem.
Brug forskningsværktøjet
Google Docs indeholder et sidebar, der er designet til at undersøge - åbne det ved at klikke på Værktøjer> Forskning. Dette sidebjælke giver dig mulighed for at søge efter billeder, citater og webresultater, så du nemt kan indsætte dem i et dokument. Det gør det også nemt at søge efter akademiske studier og hurtigt indsætte de relevante fodnoter eller citater for MLA, APA eller Chicago citation formater. Du kan også hurtigt indsætte citater til webresultater - det kan være en nem måde at opbygge en bibliografi på for et skolepapir.
Installer tilføjelser
Tilføjelser er en ret ny funktion. Disse er tredjepartstyper af software, der er lavet med Google Apps Script. Du kan installere dem ved at klikke på Værktøjer> Administrer tilføjelser. De kan derefter bruges fra Add-ons menuen.
Du kan f.eks. Installere et tillæg til thesaurus, som giver dig mulighed for at vælge et hvilket som helst ord og klikke på Tilføjelser> Thesaurus> Find synonymer for Udvalgt ord for at få vist synonymer, mens du skriver et dokument. Andre tilføjelser omfatter en let bibliografisk skaber, diagramværktøj og indholdsfortegnelsesgenerator.
Google Docs har også flere tricks på ærmet. Menuen Filer> Download som er særlig nyttig, så du kan downloade dit dokument i mange forskellige formater. Du kan downloade det som et PDF- eller et Microsoft Office-dokument, hvis du skal indsende eller e-maile dokumentet i et bestemt filformat.
