Guide til online-samarbejde Nyttige tips, værktøjer og apps

Kunsten om online-samarbejde er langsomt finjusteret i løbet af et par årtier. Man kunne hævde, at digital netværk startede med populariteten af ​​mobiltelefoner. Men World Wide Web er udvidet til at skabe et mødested, hvor ideer kan udvikle sig til noget meget reelt og håndgribeligt. Arbejde med et team af enhver størrelse skal kræve noget kompromis. Og med de rigtige værktøjer og ideologier er det muligt at bygge nogle af fremtidens største teknologiske fremskridt.

Det virker meget lettere at gøre dette skriftligt, end når du har brug for at sætte dine ideer i bevægelse. Du skal få alle til at tænke på samme side og kommunikere deres ideer effektivt. Dette kræver stærkt lederskab og den rigtige platform for at lancere kreative bestræbelser. I denne artikel vil jeg dele nogle af mine pointers for at få dit team til at samarbejde online.

At få holdet organiseret

Over meget forsøg og fejl er jeg kommet til den konklusion, at organisationen er nummer et rådgivning du bør følge. Hvis du tager noget væk fra denne artikel, bør det være, hvordan du får dit hold organiseret.

(Billedkilde: applec2400)

Hvert projekt kan have brug for en anden organisationsstil. Du skal have en ren metode til at dele ideer og gruppere relaterede emner sammen. E-mail er et indlysende valg, da du kan opsætte kategorier og tags til arkiverede diskussioner. Men det er ikke så godt at deltage i realtid mellem flere personer.

Private fora

Chat applikationer er en anden løsning, men ikke så stor med at gemme ældre tekstsamtaler. Det betyder, at det er ekstremt svært at organisere oplysningerne eller endda få adgang til det på et senere tidspunkt.

Jeg tror, ​​at et privat diskussionsforum kan være det perfekte sted at dele disse ideer. Hvert af dine holdmedlemmer kan oprette nye tråde og svare på kommentarer i realtid. Det er ligegyldigt, hvem der er online, da alle de ældre poster er trådt lineært. Du kan også gruppere disse i kategorier og underkategorier på forumets hjemmeside.

Normalt vil de fleste webhoste som standard være et PHP / MySQL server miljø. For open source-løsninger anbefaler jeg phpBB eller Simple Machines. Hver har deres eget sæt af webskabeloner, som er perfekte til små teamsamarbejder. Begge scripts er stadig i aktiv udvikling og viser ingen tegn på at stoppe enhver tid snart.

Delegerende opgaver

En anden stor vejspærring dit hold vil løbe ind er organiserende opgaver. Disse kan omfatte alt fra markedsføring, indholdsudvikling, design / grafik og kodning af frontend eller backend på en hjemmeside, samt overveje andre vigtige opgaver, som du skal have gjort.

Med hensyn til task management er der mere end nok betalte løsninger til at overveje. Flow er et smukt designet task management system bygget til små store teams. Opgaver kan grupperes i et listformat eller vises på en månedlig kalender. Plus, du kan organisere opgaver i kategorier og tags og vedhæfte dem til en bestemt bruger. Virksomheden har endda udviklet Flow apps til iPhone og Android enheder. Desværre vil deres styringssystem koste op til $ 100 / år, og det er ikke pålideligt for mange små virksomheder.

(Image Source: Dhaval Motghare)

For en gratis løsning anbefaler jeg Wunderlist. Dette skal være et af de bedste gratis opgavehåndteringssystemer, du kan finde online. Deres webapp er meget intuitiv og giver dig mulighed for at dele med andre venner i dit netværk. Det betyder at du kan opbygge et projektarbejdsområde, og nye opgaver, du opretter, synkroniseres automatisk i deres konti! Wunderlist understøtter Mac OSX og Windows samt iPhone, iPad og Android mobile applikationer.

Sky lagring

Lagring af dine filer i Cloud er næsten blevet en nødvendig moderne løsning til filopbevaring og fildeling. Der er så mange apps, du kan finde, som tilbyder skybaseret lagring til alle dit teams projektfiler.

Formålet er at oprette et enkelt område, hvor alle kan få adgang til vigtige filer, når som helst på dagen. Dette er vigtigt, hvis du arbejdede med mennesker fra forskellige dele af verden og lever i helt forskellige tidszoner. Det ville være svært at altid holde sig i synkronisering med hinanden. Men cloud storage har dramatisk ændret situationen til det bedre.

CloudApp er nok den første idé, der kommer til at tænke på. Deres pro-konti er meget rimelige priser, og du har næsten ingen begrænsninger på det samlede antal filer, du kan uploade. Gratis brugere vil aldrig se deres konto udløbe, så alle deres filer gemmes sikkert i CloudApp så længe som nødvendigt.

En anden løsning er Droplr, som er en nyere app på Cloud Hosting-scenen. De har også software bygget til Windows og Mac operativsystemer, hvilket betyder at du helt kan omgå webgrensesnittet. Den eneste forskel mellem disse to apps er deres UI-design og prisdiagrammer. Tag et kig på begge og se, om du vil favorisere den ene over den anden.

Google Web Apps

Når vi diskuterer samarbejde i Cloud, kan vi ikke glemme Google. Deres banebrydende produkter har skubbet grænserne inden for internetteknologi og lagt gratis værktøjer i iværksætternes hænder. Mit foretrukne eksempel skal være Google Docs, hvor du kan oprette et ubegrænset antal orddokumenter, regneark og præsentationer. Alt du behøver er en Google-konto, og deres enorme netværk af serverfarmar vil holde dine filer gemt sikkert.

Den bedste del er deres unikke delingssystem og brugervenlig grænseflade. Når du er inde i et dokument, kan du redigere privatlivets indstillinger ved at klikke på “Del” knappen i øverste højre hjørne. Dette viser muligheder, hvor du kan åbne dokumentet for offentligheden eller begrænse til et bestemt antal personer. Disse styres af e-mail-adresser, så selvom dine holdmedlemmer ikke har en Google-konto, kan de stadig logge ind og redigere indholdet.

Arbejder på mobil

Ikke alle har overgået fra desktop til mobile platforme. Bevilget der er stadig et stort behov for at bruge stationære computere, der tilbyder masser af skærmfast ejendom, for ikke at nævne støtten til tusindvis af applikationer. Men mobiltelefoner, der kører iOS eller Android, bliver hurtigt ved at blive normen i populærkulturen.

Vi bemærker endda unge børn, der downloader nye apps på deres iPhone eller iPod Touch. Det er svært at ignorere det mobile marked, når det kommer til online-samarbejde. Der er så mange produkter til rådighed, men kun de mest berygtede har været i stand til at frigive applikationer til mobil.

To gode eksempler omfatter Basecamp ved 37signals og Socialcast. Basecamp er mere et traditionelt samarbejdsværktøj, hvor du kan oprette projektarbejdsområder og delegere opgaver til forskellige brugere. Dette er perfekt til mindre projektgrupper, der får en lille fortjeneste ud af deres arbejde. Socialcast er på den anden side en langt mere dybtgående produkt. De tilbyder en gratis plan, som er fantastisk til testning af webstedet. Hvis du kigger på deres produktinfo side, vil du lægge mærke til alle de små detaljer i dette produkt. Deres mobile support er upåklagelig og giver dig adgang til selv de mest bemærkelsesværdige funktioner. Nogle af disse omfatter webtrafikanalysedata, opgaveopgaver, Outlook-e-mail og endda microblogging-widgets (statusopdateringer, postkommentarer, spørgsmål osv.).

Flere populære webapps

Sammen med ovenstående har jeg samlet en lille samling af meget populære webapplikationer til online samarbejde. Synkroniseringsopgaver og opbygning af et nyt projekt har aldrig været nemmere med disse kraftfulde værktøjer.

Jeg anbefaler, at du prøver hvert produkt for blot at se, hvordan det virker for dig. Hvis en app føles klumpet eller ubrugelig, vær ikke bange for at slippe den og gå videre til den næste. Din tid er ikke noget at spilde, og når du finder den rigtige app, kan du vide det!

Dropbox

Dette er en anden virkelig cool opstart, som endnu ikke har slået mig ned. Professionelle i teknologisk industri ved, at mund til mund er et stort stykke til markedsføring. Og Dropbox har vist sig at være utroligt med denne teknik ved at udvide brugerens uploadgrænser gennem affilierede henvisninger.

Hovedwebstedet har links, hvor du kan downloade softwaren til Mac, Windows, Linux eller endda mobile enheder. Deres hold er utroligt, og appen gør det virkelig “forenkle dit liv”. Den grundlæggende frie plan begrænser dit uploadoplag ved 2 GB, men pro-konti og teams kan stige til 1 terabyte eller mere!

Wunderkit

Wunderkit kan være mit yndlingsvalg ud af alle online-websamarbejdsværktøjer. Dette er udviklet af de samme folk, der lavede Wunderlist undtagen med mange flere funktioner. Appen har en social forbindelse, hvor hver bruger har sin egen netværksprofil. Dette viser deres nuværende projektarbejdsområder, opgaver, brugerfoto, bio og andre personlige oplysninger. Men det bedste er, at Wunderkit giver dig mulighed for at segmentere offentligt og private arbejdsområder.

Dette gør det super nemt at samarbejde med mange forskellige mennesker gennem en enkelt applikation. Og endnu bedre, de har støtte til apps i OSX og iOS App Stores.

Sync.in

Dette er en lille, men bemærkelsesværdig app, der kan fungere som et online collab tool. Snyc.in vil oprette offentlige noter, der er defineret af unikke nøgle-id'er. Du kan tilføje enhver tekst som link URL'er, punktpoint, HTML markup - virkelig nogen form for tekstindtastning.

Derefter ved at kopiere note-URL'en kan du dele den samme tekst med alle dine teampartnere. De har mulighed for at redigere, hvad du allerede har oprettet eller endda tilføje deres egne noter i mixen. Og du kan definere indstillinger, hvor hver forfatters redigeringer vil blive fremhævet en anden farve og kategoriseret med et tidsstempel.

Det er ganske vist ikke så nyttigt at arkivere dine tidligere redigeringer. Men hvis du har brug for en levende skybaseret tekstfil til deling af simple noter, er Sync.in perfekt.

Zoho Projekter

Zoho ligner meget Basecamp, medmindre deres gratis version udbygges for evigt. Enhver gratis konto er begrænset til 1 projektarbejdsområde med et ubegrænset antal brugere. Du er også begrænset til filoploader, men wikis og andre værktøjer er fremragende.

Hvis du aldrig har hørt om Zoho Projekter, før jeg stærkt anbefaler at tage turen hurtigt. Dette omfatter et par skærmbilleder, der gør dig bekendt med administratorpanelet og mange af de underliggende funktioner. Deres priser kan blive meget dyre i forhold til de andre muligheder, jeg har givet. Men hvis du kan klare dig med en gratis konto, tilbyder Zoho en fantastisk løsning som et midlertidigt projekt arbejdsområde.

Relaterede: 15 Great Free Online File Sharing Alternativer

Konklusion

Netværk og samarbejde er altid et gråt område for nye holdkammerater. Det kan være svært at definere, hvem der er projektlederne og hvad er de opgaver, der er tildelt hvert medlem. Heldigvis har vi adgang til de mange apps, der er dækket gennem hele dette indlæg, for at gøre processen lettere.

Jeg håber, at denne vejledning har afklaret nogle af de indre mekanismer, der kræves til at arbejde online. Ethvert hold skal være behageligt at dele ideer og have respekt for hinanden. Kreative typer elsker at bygge nye ting - det er i vores natur. Og det eneste der er bedre end at opbygge kreative ideer, er at opbygge dem med andre mennesker ved din side.